Voor het Reinier Haga Medisch Diagnostisch Centrum (RHMDC) waren overvolle wachtkamers als gevolg van de coronacrisis een reële dreiging. Voor bloedafname en het inleveren van (lichaams)materialen, zoals urine, werkt de organisatie sinds kort louter op afspraak. Om de logistiek van patiënten optimaal te coördineren leverde Logis.P de software aan. 

RHMDC verzorgt laboratoriumdiagnostiek voor bijna het hele spectrum aan medische zorgverleners binnen Nederland. Landelijk is de organisatie actief voor onder andere huisartsen, verloskundigen, arbodiensten, (verpleeg)klinieken en zelfstandige behandelcentra. Daarnaast levert de organisatie laboratoriumdiagnostiek voor het Reinier de Graaf Ziekenhuis in Delft en het LangeLand Ziekenhuis in Zoetermeer.

Behoefte

Door de coronamaatregelen is het niet meer mogelijk om diensten als bloedafname af te handelen volgens het principe van vrije inloop. RHDMC kent ruim 100 locaties waar niet alleen bloed kan worden geprikt, ook andere testen worden hier gedaan.

 

Zij hebben Logis.P gevraagd om deze uitdaging te ondersteunen met de applicatie Smart Appointment. Dit is een platform waarmee de patiënt, die voor bloedafname of het inleveren van materiaal komt, op eenvoudige wijze een beschikbaar tijdslot kan kiezen bij een locatie bij hem of haar in de buurt. Via de website van het RHMDC krijgen patiënten toegang tot het platform, dat makkelijk centraal is te beheren.

"Door met tijdsloten te werken wordt de druk op het personeel verminderd. Daarnaast kan de bezetting aangepast worden aan het aantal gemaakte afspraken, waardoor in geval van ziekte makkelijker geschoven kan worden."

Dynamische capaciteitsplanning

Een belangrijk voordeel dat SmartAppointment heeft is de dynamische capaciteitsplanning. Dat betekent dat de planning aangepast kan worden op basis van het aantal prikmedewerkers dat per dag en tijdstip beschikbaar is op de bewuste locaties. De planning wordt hiermee automatisch aangepast. Door met tijdsloten te werken wordt de druk op het personeel verminderd. Daarnaast kan de bezetting aangepast worden aan het aantal gemaakte afspraken, waardoor in geval van ziekte makkelijker geschoven kan worden.

Eén van de locaties is gevestigd in het Reinier de Graaf Ziekenhuis in Delft. Daar zit het bloedafnamepunt bij de ingang van het ziekenhuis. Wegens de anderhalve meter maatregelen werd de wachtrij door de vrije inloop zo lang, dat de ingang van het ziekenhuis volstroomde.

Wennen

Dankzij het plannen van afspraken is deze ongewenste situatie nu onder controle gekregen. Voor patiënten was  de veranderde werkwijze een kwestie van wennen. Door huisartsen en specialisten te informeren over de verandering van vrije inloop naar afspraak en hen tijdig te voorzien van foldermateriaal voor de patiënten is de transitie in werkwijze soepel verlopen.

 

Patiënten die direct worden doorverwezen door een specialist van het Reinier de Graaf of Langeland Ziekenhuis kunnen direct doorlopen of via de smartphone direct een afspraak maken op de locatie in het betreffende ziekenhuis.

 

Op deze manier is er ruimte gemaakt voor spoedgevallen. Ook patiënten die met spoed doorverwezen worden door de huisarts kunnen op dezelfde dag een afspraak plannen op de centrale locatie. 

Voordelen

Een half jaar na ingebruikname zijn al meer dan 100.000 afspraken gemaakt via het systeem. RHMDC is zo tevreden over de nieuwe planningsmethode dat overwogen wordt het systeem te handhaven als de maatregelen voorbij zijn. Het systeem vermindert de druk op het personeel, daarnaast biedt het veel meer service aan de patiënt. Hij of zij hoeft niet meer onnodig lang te wachten op zijn beurt.

 

Een volgende stap is om aanmeldzuilen te plaatsen op de grotere locaties, zodat het proces van aanmelden en wachten nog verder gestroomlijnd kan worden.