Für das Reinier Haga Medical Diagnostic Center (RHMDC) waren die überfüllten Warteräume im Gefolge der Corona-Krise eine echte Bedrohung. Für die Entnahme von Blutproben und die Abgabe von (körpereigenen) Stoffen wie beispielsweise Urin arbeitet das Zentrum seit Kurzem ausschließlich mit Terminvereinbarung. Logis.P lieferte die Software, um die Logistik für die Patient*innen optimal zu koordinieren. 

RHMDC liefert Labordiagnostik für fast das gesamte Spektrum der medizinischen Versorgung in den Niederlanden. Das Zentrum arbeitet in den gesamten Niederlanden u. a. für Hausärzte, Hebammen, Arbeitsschutzdienste, (Pflege-)Kliniken und selbstständige Behandlungszentren. Ferner liefert das Unternehmen Labordiagnostik für das Krankenhaus Reinier de Graaf in Delft und das Krankenhaus LangeLand in Zoetermeer.

Bedarf

Wegen der Corona-Maßnahmen ist es nicht mehr möglich, Dienstleistungen wie die Blutentnahme nach der Methode der offenen Sprechstunde (walk-in) durchzuführen. Das RHDMC verfügt über mehr als 100 Standorte, an denen nicht nur Blut abgenommen werden kann, sondern auch andere Untersuchungen durchgeführt werden.

 

Das Krankenhaus bat Logis.P um Unterstützung bei der Bewältigung dieser Herausforderung mit der Anwendung Smart Appointment. Dabei handelt es sich um eine Plattform, die es Patient*innen, die zur Blutentnahme oder zur Abgabe von anderem körpereigenen Material kommen, ermöglicht, auf einfache Weise ein verfügbares Zeitfenster an einem Ort in ihrer Nähe zu wählen. Über die RHMDC-Website haben die Patient*innen Zugang zu der Plattform, die bequem zentral verwaltet werden kann.

"Durch das Arbeiten mit Zeitfenstern wird der Druck auf das Personal verringert. Ferner kann die Besetzung an die Zahl vereinbarter Termine angepasst werden, wobei im Falle von Krankheit Dienstpläne leichter umgeschichtet werden können."

Dynamische Kapazitätsplanung

Een belangrijk voordeel dat SmartAppointment heeft is de dynamische capaciteitsplanning. Dat betekent dat de planning aangepast kan worden op basis van het aantal prikmedewerkers dat per dag en tijdstip beschikbaar is op de bewuste locaties. De planning wordt hiermee automatisch aangepast. Door met tijdsloten te werken wordt de druk op het personeel verminderd. Daarnaast kan de bezetting aangepast worden aan het aantal gemaakte afspraken, waardoor in geval van ziekte makkelijker geschoven kan worden.

Einer der Standorte liegt im Krankenhaus Reinier de Graaf in Delft. Dort befindet sich die Blutabnahmestelle am Eingang des Krankenhauses. Wegen der Vorschrift des Abstands von eineinhalb Metern wurde die Warteschlange beim Walk-in so lang, dass der Eingang des Krankenhauses bald überfüllt war.

Gewöhnungsprozess

Mit der Planung von Terminen wurde diese unerwünschte Situation nun unter Kontrolle gebracht. Für Patient*innen war die veränderte Arbeitsweise ein Gewöhnungsprozess. Weil Haus- und Fachärzte und -ärztinnen über die Umstellung von Walk-in auf Terminvereinbarung informiert wurden und ihnen rechtzeitig Informationsmaterial für die Patient*innen zur Verfügung gestellt wurde, verlief der Übergang auf die neue Arbeitsweise reibungslos.

 

Patient*innen, die von einem Facharzt*einer Fachärztin im Krankenhaus Reinier de Graaf oder Langeland überwiesen werden, können direkt ins Zentrum kommen oder über ihr Smartphone einen Termin am Standort des jeweiligen Krankenhauses vereinbaren.

 

Auf diese Weise wurde Platz für Notaufnahmen geschaffen. Auch Patient*innen, die als Notfälle vom Hausarzt überwiesen werden, können am selben Tag einen Termin am zentralen Standort vereinbaren. 

Vorteil

Ein halbes Jahr nach Inbetriebnahme wurden mehr als 100.000 Termine über das System vereinbart. RHMDC ist so zufrieden mit der neuen Planungsmethode, dass erwogen wird, das System nach der Pandemie weiterzuverwenden. Das System vermindert nicht nur den Druck auf das Personal, sondern bietet den Patient*innen zudem viel mehr Service. Sie brauchen nicht mehr unnötig lange zu warten, bis sie an der Reihe sind.

 

Ein nächster Schritt besteht darin, Anmeldeterminals an den größeren Standorten aufzustellen, damit der Prozess von Anmelden und Warten noch stromlinienförmiger gestaltet werden kann.