SMART Welcome voor veilig wachtkamer beleid

1,5 meter afstand regel in praktijk gebracht voor poliklinische afspraken

Zwolle, 30 april 2020

Veel instellingen zijn bezig de reguliere zorgprocessen, waaronder de poliklinische afspraken en bloedafname, weer op te starten na de periode van lock-down. Het realiseren van een gecontroleerde instroom en zorgdragen voor een veilige wacht- en verblijfsomgeving voor de patiënt zijn daarbij essentieel. Om dit op korte termijn te waarborgen heeft Logis.P een toepassing voor just-in-time wachtkamerbeleid ontwikkeld onder de naam SMART Welcome. Door inzet van SMART Welcome wordt het ziekenhuis in staat gesteld om poliklinische afspraken op gecontroleerde wijze in te plannen en patiënten een zo comfortabel en veilige wachtomgeving te bieden tijdens het ziekenhuisbezoek.

Just-in-time wachtkamer beleid
Bij intelligente wachtrij sturing is het uitgangspunt dat patiënten/bezoekers die voor een geplande afspraak naar de polikliniek komen nauwelijks gebruik maken van de wachtkamer. De oplossing biedt ziekenhuizen of andere zorgverleners de mogelijkheid patiënten ‘just-in-time’ naar hun afspraak te geleiden. Daarnaast wordt de mogelijkheid geboden om processen die voorheen via vrije inloop geschieden, zoals bijvoorbeeld bloedafname, nu ‘op afspraak’ te laten verlopen.

Oproep SMS
De SMART Welcome-oplossing voorziet in de functionaliteit om oproep sms-berichten te versturen. De patiënt dient buiten het ziekenhuis te blijven wachten totdat de oproep-SMS vanuit de behandelaar is verstuurd dat de patiënt bijna aan de beurt komt voor de afspraak. Pas na ontvangst van de oproep-SMS mag de patiënt het ziekenhuis betreden. Zo wordt voorkomen dat veel mensen gelijktijdig in de wachtruimten van het ziekenhuis verblijven. Voor mensen die niet met de auto komen kan een wachtvoorziening gerealiseerd worden, bijvoorbeeld in tenten of grote ruimten waar voldoende afstand kan worden gehouden. Omdat het ontvangst- en aanmeld proces per ziekenhuis verschilt, kan de oplossing op verschillende manieren worden geïntegreerd in het proces.

Via geplande afspraak
Patiënten wordt gevraagd bij het plannen van de afspraak een mobiel telefoonnummer op te geven waarop ze bereikbaar zijn tijdens het ziekenhuisbezoek. Bij de afspraakinformatie wordt aangegeven dat mensen buiten het ziekenhuis, bij voorkeur in hun eigen auto op de parkeerplaats of in de garage, dienen te wachten en opgeroepen worden via SMS.

Via scannen barcode
Het is tevens mogelijk de patiënt te registreren als hij in de nabijheid van het ziekenhuis is aangekomen. Dit kan door het scannen van de barcode in de afspraakbrief of op de patiëntenpas bij een tablet of kiosk voorzien van een barcode scanner die bij de garage of wachtruimte kan worden geplaatst. De arts/behandelaar weet hierdoor dat de patiënt in de nabijheid van het ziekenhuis is, en kan de oproep-SMS zenden als de patiënt aan de beurt is.
Onderstaand een schematische en vereenvoudigde weergave van het proces:

Logis.P SMART Welcome

Toegangsbewijs
Het SMS-bericht kan desgewenst als ‘toegangsbewijs’ dienen, waarbij via een tablet of kiosk met barcode scanner bij de ingang of door een gastvrouw/beveiliger gecontroleerd wordt of de patiënt al is opgeroepen om richting de wachtkamer of eventueel een centrale aanmeldzuil te gaan. Bij het oproepen/binnenroepen van de eerstvolgende patiënt wordt automatisch een oproep-SMS verstuurd naar de volgende patiënt (dan wel de daaropvolgende, afhankelijk van de looptijd vanuit de parkeergarage naar de wachtruimte bij de polikliniek).

Ziekenhuis Informatie Systeem
Voor het genereren van de oproep-SMS bestaan verschillende opties in de SMART Welcome-oplossing. Zo kan het worden geïntegreerd in een bestaande oproepfunctionaliteit die gekoppeld is met het Ziekenhuis Informatie Systeem/de agenda van de behandelaar. Als deze functionaliteit nog niet aanwezig is, wordt hiervoor een basis versie van het Wachtrij Management Systeem van Logis.P ingezet.

Demonstratie
Logis.P heeft verschillende webinars gehouden waarin de SMART-Welcome toepassing wordt uitgelegd en gedemonstreerd. Geïnteresseerden kunnen de opname van het webinar bekijken via deze link.

  • Door intelligente sturing van de wachtrij worden volle wachtkamers voorkomen

  • Doeltreffende capaciteitsplanning transformeert ‘vrije inloop’ naar ‘op afspraak’

  • Inzetbaar in combinatie met elk bronsysteem (ZIS/EPD), ook voor niet Logis.P klanten

Informatie

WEBINARKijk opname
PERSBERICHTDownload PDF
Artikel ZorgvisieDownload PDF

meer weten? Bel 038 – 423 4348

Meer weten?

Benieuwd naar optimalisatie van de visitors journey en intelligente wachtrij sturing? Neem contact op voor meer informatie of een vrijblijvende persoonlijke kennismaking: