Chirurgische Universiteitskliniek Heidelberg is onderdeel van het Universitair Ziekenhuis Heidelberg in Duitsland. Het behoort tot de top drie van beste ziekenhuizen in Europa en bestaat in totaal uit 13 medische instituten en 50 klinisch specialistische afdelingen. De Chirurgische Universiteitskliniek Heidelberg opende op 10 oktober 2020 de deuren van een gloednieuwe kliniek. Het gebouw bestaat uit vijf delen en heeft een bruto vloeroppervlak van 20.700 m2 voor algemene chirurgie, radiologie, cardiovasculaire en transplantatiechirurgie.

Het ziekenhuis wilde zijn patiënten en bezoeker in het ultramoderne gebouw de mogelijkheid bieden zich snel te oriënteren en te ondersteunen in hun reis door het ziekenhuis met moderne middelen. “Digitaal inchecken, betalen aan de selfservice kassa of thuis online bankieren is tegenwoordig een gegeven. Maar de opname van patiënten gebeurt in veel ziekenhuizen nog vaak analoog. Met als gevolg hinderlijk lange wachttijden en hoge administratieve lasten,” zegt Simone Tanger, senior projectmanager van het nieuwe gebouw. “Wij waren van mening dat dit anders kon en Logis.P heeft ons geholpen dit te realiseren.”

Dankzij het moderne digitale patiënten geleidingssysteem kunnen patiënten eenvoudig hun weg vinden in de vernieuwde chirurgische kliniek van het ziekenhuis. Het patiënten geleidingssysteem omvat een gedigitaliseerd aanmeld- en oproepproces plus zogenaamde aanmeldzuilen en 20 strategisch geplaatste narrow casting monitoren. Het systeem is geïntegreerd met het bestaande ziekenhuis informatiesysteem (ZIS) van SAP/ i.s.h.med. Het digitale patiënten geleidingssysteem van Logis.P versnelt tevens de aanmeldprocedure aanzienlijk en zorgt dankzij de nauwe integratie met het ZIS voor een vlotte administratieve doorstroming.

"Voor patiënten die al zijn geregistreerd en bijvoorbeeld voor een vervolggesprek komen, hebben we een speciale service opgezet. Zij kunnen met hun verzekeringskaart digitaal inchecken, zoals op een luchthaven, en rechtstreeks plaatsnemen in de betreffende wachtruimte.”

Simone Tanger, Senior Projectmanager Heidelberg

Zelfbediening sloot aan bij ZIS

Het geïmplementeerde proces ziet er als volgt uit: er is een centraal en duidelijk gemarkeerd aanmeldpunt voor zowel spoed- als poliklinische of intramurale patiënten. Hier worden de patiënten geregistreerd, geïnformeerd over verdere stappen en verzorgd. Tijdens de registratie te krijgen zij alle benodigde informatie over de gemaakte afspraken, over de locatie in het ziekenhuis en een nummer waarmee ze via grote schermen in de verschillende wachtruimtes worden opgeroepen. In het systeem van Logis.P is het nummer automatisch gekoppeld aan de afspraak in het ZIS, zodat artsen en controlecentra patiënten rechtstreeks vanuit het ZIS kunnen oproepen.

 

“Voor patiënten die al zijn geregistreerd en bijvoorbeeld voor een vervolggesprek komen, hebben we een speciale service opgezet. Zij kunnen met hun verzekeringskaart digitaal inchecken, zoals op een luchthaven, en rechtstreeks plaatsnemen in de betreffende wachtruimte”, legt Tanger uit.

 

De eerste feedback van het personeel van het controlecentrum is positief. Ze zijn verheugd dat er is geïnvesteerd in het moderniseren van hun werkprocessen.

Uitbreidbaar in de toekomst

Dr. med. Hannes G. Kenngott, MSc. General, Visceral and Transplantation Surgery Heidelberg en betrokken bij de bouw vanuit de medische kant, ziet de stromen rond polikliniekbezoeken als een “geïntegreerd digitaal zorgproces waarin de patiënt centraal staat”. Hij motiveerde het besluit om voor het systeem van Logis.P te kiezen met het feit dat het systeem enerzijds schaalbaar is en anderzijds uit te breiden is met alle technische mogelijkheden om deze visie te realiseren. Mogelijke opties waar Heidelberg naar kijkt zijn bijvoorbeeld de registratie en patiënten beheer via QR-code of het uitwisselen van informatie op mobiele telefoons. De patiënt kan op die manier buiten de wachtruimte een wandeling maken of koffiedrinken om de wachttijden te overbruggen, maar is nog altijd bereikbaar om ‘op tijd’ bij de afspraak te zijn.