Het Rode Kruis Ziekenhuis Beverwijk (RKZ) heeft het nieuwe Logis.P Universe platform in gebruik genomen. Verbeterde informatiezuilen in combinatie met toekomstbestendige software dragen bij om de verhoogde druk op de zorglogistiek weg te nemen en administratieve taken verder verlichten. Het Rode Kruis Ziekenhuis ontvangst circa 180.000 polikliniekbezoeken per jaar.

Project Welkom en Ontvangst

Logis.P leverde al in 2013 aanmeldzuilen inclusief software en integratie met de eigen informatiesystemen aan het ziekenhuis in Beverwijk, maar die waren aan vervanging toe. Het ziekenhuis startte een selectietraject om de afgeschreven oude hard- en software te vervangen voor nieuwere versies die beter aansluiten bij het huidige proces en inspeelt op de toekomst, als onderdeel van het project “Welkom en Ontvangst”. Om te komen tot een Programma van Eisen werd een werkgroep geformeerd met een brede vertegenwoordiging. Deelnemers bestonden onder meer uit de manager Zorg, afdelingsleiders van de Poliklinieken, medewerkers van het Klant Contact Centrum en coördinator Vrijwilligers. Daarnaast waren ook vertegenwoordigers van de afdelingen Inkoop en Automatisering & Applicatiebeheer vertegenwoordigd.  

Specialisme

Uit het selectietraject van vier aanbieders bleven twee kandidaten over; Logis.P en de aanbieder van het Ziekenhuis Informatie Systeem. Uiteindelijk heeft het Rode Kruis Ziekenhuis besloten te kiezen voor de Logis.P oplossing. Redenen hiervoor waren niet alleen de financiën en positieve ervaringen in de samenwerking met Logis.P, het was vooral een keuze voor het specialisme. Het optimaliseren van de patiënt logistieke processen vormt de kernactiviteit en specialisme voor Logis.P. Een heldere visie en roadmap op dit terrein bood duidelijkheid over de toekomstige mogelijkheden.  

Implementatie

De overgang naar het nieuwe systeem bij het RKZ heeft enkele maanden in beslag genomen. Eind september 2020 is het implementatieteam gestart. Het team bestond uit een aantal specialisten van Logis.P en betrokken medewerkers van RKZ. Na de voorbereidende fase is toegewerkt naar de uiteindelijke oplevering in januari 2021. Ondanks de uitdagingen met betrekking tot COVID-19 is het project binnen planning en binnen budget opgeleverd.

 

De agile implementatiemethodiek van Logis.P hebben wij als zeer positief ervaren”, zegt Peter Klingeler, Technisch Applicatiebeheerder van het RKZ. “De heldere planning van het project en activiteiten in korte sprints, hebben zeker tot resultaat geleid. De consultants en ontwikkelaars waren direct betrokken bij de klantprocessen, mede als gevolg van de kennisoverdracht en kennisdeling tussen het RKZ en Logis.P.”

Nieuw

Via een digitale aanmeldzuil konden patiënten zich in het verleden in Beverwijk ook al aanmelden en registreren met behulp van een patiëntenpas. Hierdoor hoefden zij zich in de meeste gevallen niet meer persoonlijk bij de balie op de polikliniek aan te melden. De route die op het ticket staat komt overeen met de bewegwijzering in het ziekenhuis, dat werkt met duidelijke route aanduidingen (letters C, D, E, F en G). Zodoende dwalen patiënten niet meer rond op zoek naar de juiste poli. Dit alles is behouden in de migratie naar het huidige Universe platform.

Nieuw in het aanmeldproces is dat patiënten zich nu aanmelden met hun ID-bewijs. Ook anders is het wachtrijmanagement systeem voor de inschrijfbalie. Hierbij krijgen patiënten via de zuil een ticket met oproepnummer voor de inschrijfbalie op het moment dat hun gegevens niet compleet of niet geheel juist zijn. De baliemedewerkers zien dan in de Logis.P applicatie welke direct gegevens dit betreft en kunnen direct actie ondernemen.

"De agile implementatiemethodiek van Logis.P hebben wij als zeer positief ervaren.”

Peter Klingeler, Technisch Applicatiebeheerder van het RKZ

Wachtkamerplanning

Een goed voorbeeld van de flexibele en oplossingsgerichte manier van werken van Logis.P is de totstandkoming van de functionaliteit Wachtkamerplanning. Over dit onderwerp had RKZ in het oude systeem een aantal wensen ter verbetering.
RKZ zocht naar een laagdrempelige oplossing, waarbij afdelingen zelf aanpassingen kunnen doen aan de agenda van een arts of behandelaar.

 

Als onderdeel van het implementatieproject is hiervoor door Logis.P een volledig vernieuwde toepassing ontwikkeld, in nauwe afstemming met de betrokkenen vanuit RKZ. Wijzigingen kunnen nu makkelijker dan voorheen digitaal worden aangebracht en afgestemd, zonder handmatig gepuzzel of inbreng vanuit de afdeling beheer. Zo kan tot op het laatste moment worden vastgelegd waar een arts zijn of haar spreekuur houdt en naar welke wachtruimte een patiënt moet worden doorverwezen nadat hij of zij zich heeft aangemeld. Deze flexibiliteit is een wens van heel veel ziekenhuizen.

Resultaat

De gewenste doelen van het nieuwe systeem zijn daarmee bereikt. Nadat een interne verbouwing van het ziekenhuis zal zijn afgerond wordt het aanmeldconcept nog verder uitgebreid met decentrale aanmeldpunten (tablets) bij de poliklinieken.

 

Een bijkomend voordeel is dat de nieuwe zuilen het ziekenhuis een verfrissend uiterlijk geven. Door de opstelling van de oude zuilen in het atrium, met glazen dak, waren grote terrasparasols nodig om de lichtinval op de zuilen te temperen. De nieuwe zuilen beschikken over geïntegreerde zonnekappen.

De patient journey in Beverwijk is daarmee klaar voor de toekomst, die deels door technologische ontwikkelingen zal worden bepaald. Informatiezuilen zijn niet de enige mogelijkheid om patiënten mee te nemen in hun reis door het ziekenhuis. De verwachting is dat in de toekomst vooral smartphones de patiënt gaan begeleiden naar de juiste poli. Ook deze oplossingen heeft Logis.P al beschikbaar.

Agile traject Logis.P Universe​

Inventarisatie: 
Samen met de klant wordt een kick-off georganiseerd. Hierbij worden wederzijdse verwachtingen besproken, het gezamenlijke projectteam en de scope van het project bepaald en de planning opgesteld. Verschillende afdelingen worden bij dit project betrokken. Het aanmeldproces is immers niet alleen relevant voor de receptie, maar heeft impact op veel meer afdelingen en disciplines. Ook wordt bij de migratie gekeken naar de koppelingen met bestaande ZIS-, EPD- en/of agenda systemen en of het nodig is om vanaf één aanmeldzuil meerdere ZIS- of agenda systemen te koppelen.

Bij het RKZ project zijn vijf HL7-koppelingen tussen Logis.P en HiX gerealiseerd, en daarnaast ook de web interfaces voor de controle op het verzekeringsrecht (COV), geldigheid van het ID bewijs (WID) en de adresgegevens aan de hand van het BSN nummer (SBV-Z).

Implementatie:
In deze periode werken we in zogenoemde sprints samen met de klant naar subdoelen toe. In elke sprint wordt een stuk van de geplande werkzaamheden opgeleverd. We spreken van een agile strategie, met multidisciplinaire teams die werken in korte cycli. Zo kan worden voorkomen dat vertraging ontstaat bij de implementatie.

Testen:
In deze periode wordt onder begeleiding van de consultants getest door de klant.

Livegang en nazorg:
Tijdens de livegang zijn consultants aanwezig om te begeleiden en eventuele problemen op te lossen. Daarna wordt de support overgenomen door de helpdesk van Logis.P.