Das Krankenhaus Rode Kruis Ziekenhuis Beverwijk (RKZ) hat die neue Plattform Logis.P Universe in Betrieb genommen. Verbesserte Informationsterminals in Kombination mit zukunftssicherer Software helfen, den erhöhten Druck auf die Gesundheitsversorgungs-Logistik zu vermindern und die administrativen Aufgaben weiter zu verringern. Das RKZ empfängt rund 180.000 Poliklinikbesucher*innen pro Jahr.

Projekt Willkommen und Empfang

Logis.P lieferte bereits 2013 Anmeldeterminals inklusive Software und Integration in die eigenen Informationssysteme an das Krankenhaus in Beverwijk, die aber inzwischen reif für einen Austausch sind. Das Krankenhaus startete im Rahmen des Projekts „Willkommen und Empfang“ einen Auswahlprozess, um die abgeschriebene alte Hard- und Software durch neuere Versionen zu ersetzen, die besser an die aktuellen Prozesse anknüpfen und auf die zukünftigen Anforderungen ausgerichtet sind. Zur Erstellung einer Leistungsbeschreibung wurde eine Arbeitsgruppe mit breiter Basis eingerichtet. Zu den Teilnehmer*innen gehörten unter anderem die*der Manager*in Gesundheitsversorgung, Abteilungsleiter*innen der Polikliniken, Mitarbeitende des Kundenkontaktzentrums und die*der Koordinator*in für Ehrenamtliche. Daneben gehörten auch Vertreter*innen der Abteilungen Einkauf und Automatisierung und der Anwendungsverwaltung zur Arbeitsgruppe.  

Spezialisten

Aus dem Auswahlverfahren mit vier Anbieter*innen blieben zwei Kandidat*innen übrig: Logis.P und der Anbieter des Krankenhausinformationssystems. Am Ende entschied sich das RKZ für die Lösung von Logis.P. Die Gründe dafür waren nicht nur finanzielle Aspekte und die positiven Erfahrungen bei der Zusammenarbeit mit Logis.P, es war vor allem eine Entscheidung für die Spezialist*innen. Die Optimierung von patientenlogistischen Prozessen ist das Kerngeschäft und das Spezialgebiet von Logis.P. Eine klare Vision und eine Roadmap auf dem Gebiet vermittelte ein deutliches Bild der zukünftigen Möglichkeiten.  

Implementierung

Die Umstellung auf das neue System im RKZ dauerte mehrere Monate. Das Implementierungsteam startete Ende September 2020 mit der Arbeit. Das Team bestand aus einer Reihe von Spezialist*innen von Logis.P und beteiligten Mitarbeitenden des RKZ. Nach der Vorbereitungsphase wurde auf die endgültige Auslieferung im Januar 2021 hingearbeitet. Trotz der Herausforderungen, die mit COVID-19 verbunden waren, wurde das Projekt innerhalb des Zeitplans und des Budgets übergeben.

 

„Die agile Implementierungsmethodik von Logis.P haben wir als sehr positiv erfahren“, sagt Peter Klingeler, Technischer Anwendungsverwalter des RKZ. „Die klare Planung des Projekts und der Aktivitäten in kurzen sogenannten Sprints hat definitiv zu Ergebnissen geführt. Die Berater*innen und Entwickler*innen waren direkt in die Kundenprozesse eingebunden, auch aufgrund des Wissenstransfers und Wissensaustausches zwischen RKZ und Logis.P.“

Neu

In der Vergangenheit konnten sich Patient*innen in Beverwijk auch mit Hilfe eines Patientenpasses über einen digitalen Anmeldeterminal anmelden. Damit mussten Sie sich in den meisten Fällen nicht mehr persönlich am Schalter in der Poliklinik anmelden. Die Route, die auf dem Ticket steht, stimmt mit den Ausschilderungen im Krankenhaus überein, das mit deutlichen Routenbezeichnungen arbeitet (Buchstaben C, D, E, F und G). Dies ist der Grund dafür, dass die Patient*innen nicht mehr auf der Suche nach der richtigen Poliklinik herumirren. Dies ist bei der Migration zur heutigen Universe-Plattform beibehalten geblieben.

Neu im Anmeldeprozess ist, dass Patient*innen sich nun mit Ihrem Personalausweis anmelden können. Auch das neue System für das Management von Wartereihen vor dem Anmeldeschalter unterscheidet sich vom alten. Beim neuen System erhalten die Patient*innen über die Terminals ein Ticket mit der Aufrufnummer für den Anmeldeschalter, wenn ihre Daten nicht vollständig oder nicht völlig richtig sind. Die Schaltermitarbeitenden sehen dann in der Anwendung Logis.P, welche Direktdaten dies betrifft und können sofort die entsprechenden Handlungen durchführen.

„Die agile Implementierungsmethodik von Logis.P haben wir als sehr positiv erfahren.“

Peter Klingeler, Technischer Anwendungsverwalter des RKZ

Wartezimmerplanung

Ein gutes Beispiel für die flexible und lösungsorientierte Arbeitsweise von Logis.P ist die Umsetzung der Funktion Wartezimmerplanung. Bezüglich des alten Systems hatte das RKZ eine Reihe von Verbesserungswünschen.
Das RKZ suchte nach einer niederschwelligen Lösung, bei der die Abteilungen selbst Anpassungen an der Terminplanung der Ärzte*Ärztinnen oder der Behandelnden vornehmen können.

 

Im Rahmen des Implementierungsprojekts hat Logis.P in enger Zusammenarbeit mit den Beteiligten des RKZ eine komplett erneuerte Anwendung entwickelt. Änderungen können nun einfacher als bisher digital vorgenommen und koordiniert werden, ohne manuelles Puzzlespiel und ohne Eingriffe der Verwaltungsabteilung. So kann bis zur letzten Minute festgelegt werden, wo ein Ärzte*Ärztinnen ihre Sprechstunde abhalten und an welches Wartezimmer Patient*innen weiterverwiesen werden müssen, nachdem sie sich angemeldet haben. Diese Flexibilität ist ein Wunsch vieler Krankenhäuser.

Ergebnis

Die gewünschten Ziele des neuen Systems wurden damit erreicht. Nach Abschluss eines internen Umbaus des Krankenhauses wird das Anmeldekonzept mit dezentralen Anmeldepunkten (Tablets) bei den Polikliniken weiter ausgebaut.

 

Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass die neuen Terminals dem Krankenhaus ein frischeres Aussehen verleihen werden. Wegen der Platzierung der alten Terminals im Atrium mit seinem Glasdach wurden große Terrassenschirme benötigt, um den Lichteinfall auf die Terminals zu dämpfen. Die neuen Terminals verfügen über einen integrierten Sonnenschutz.

Damit ist die Patient Journey, also die Patientenreise, in Beverwijk auf die Zukunft vorbereitet, die zum Teil von technologischen Entwicklungen bestimmt sein wird. Informationsterminals sind nicht die einzige Möglichkeit, Patient*innen auf ihrer Reise durch das Krankenhaus mitzunehmen. Es wird erwartet, dass in Zukunft die Patient*innen vor allem mit Hilfe ihres Smartphones in die richtige Poliklinik geleitet werden.

Agiles Projekt Logis.P Universe

Bestandsaufnahme: 
Gemeinsam mit dem Kunden wird ein Auftaktmeeting organisiert. Hierbei werden die gegenseitigen Erwartungen besprochen, das gemeinsame Projektteam und der Umfang des Projekts festgelegt und die Planung erstellt. An diesem Projekt sind mehrere Abteilungen beteiligt. Der Anmeldeprozess ist nämlich nicht nur für den Empfang relevant, sondern hat Auswirkungen auf viele weitere Abteilungen und Disziplinen. Bei der Migration wird auch die Verknüpfung mit bestehenden KIS-, EPD- und/oder Terminkalendersystemen und die Frage in den Blick genommen, ob es notwendig ist, von einem einzigen Anmeldeterminal aus mehrere KIS- oder Terminkalendersysteme miteinander zu verknüpfen.

Im Projekt RKZ wurden fünf HL7-Verknüpfungen zwischen Logis.P und HiX sowie die Web-Schnittstellen zur Prüfung des Versicherungsrechts (COV), der Gültigkeit des Ausweisdokuments (WID) und der Adressdaten anhand der BSN-Nummer (nationale Identifizierungsnummer der Bürger*innen) (SBV-Z) realisiert.

Implementierung:
In diesem Zeitraum arbeiten wir in sogenannten Sprints zusammen mit dem Kunden am Erreichen von Teilzielen. Bei jedem Sprint wird ein Teil der geplanten Arbeiten übergeben. Wir nennen dies eine agile Strategie, mit multidisziplinären Teams, die in kurzen Zyklen arbeiten. Auf diese Weise kann vermieden werden, dass bei der Implementierung Verzögerungen entstehen.

Testen:
In diesem Zeitraum führen die Kund*innen unter Begleitung der Berater Tests durch.

Go-live und After Sales Service:
Während des Go-live sind Berater*innen anwesend, die den Prozess begleiten und eventuell Probleme lösen können. Danach wird der Support vom Helpdesk von Logis.P übernommen.