De patiëntenstroom digitaliseren is één ding, maar hoe hou je in de gaten of het gebruik ook voldoet aan de verwachtingen en doelstellingen? Logis.P biedt ziekenhuizen inzicht in het gebruik van hun digitale oplossingen. Naast het inzichtelijk maken van de patiënt-ervaring, is het namelijk minstens zo belangrijk te weten hoe het systeem werkt en waar optimalisatie kan worden bereikt. We bieden dashboards en rapportages die tot in detail inzicht geven in het gebruik, in de momenten waarop het mis gaat en waarom. Deze data blijken van enorme meerwaarde. Op verschillende fronten. Hoe worden de rapportages ingezet en wat levert het op?
Inzicht in het operationele functioneren
We onderscheiden de ‘happy-flow’ – het proces waarbij een patiënt volledig zelfstandig het proces succesvol verloopt – van de ‘uitval’ – de situaties waarin actie moet worden ondernomen. Daarnaast onderscheiden we wat heet ‘centrale’ en ‘decentrale’ uitval. Een patiënt meldt zich met een ID-bewijs aan bij een aanmeldzuil in een centrale hal van het ziekenhuis. Zijn of haar gegevens worden hier gecontroleerd en op basis daarvan wordt de patiënt doorgestuurd naar een bepaalde poli. Bij deze poli meldt de patiënt zich daarna (decentraal) aan met een QR-code.
Centraal kunnen er uitvalmomenten ontstaan, omdat bijvoorbeeld de contactgegevens niet up-to-date zijn, of omdat er geen verzekering vermeld staat. Decentraal kunnen dingen misgaan omdat een patiënt bijvoorbeeld te vroeg of te laat arriveert, of bij de verkeerde locatie staat. Het systeem biedt gerichte informatie -per zuil en per poli- wat de uitvalredenen zijn. Zo is per afdeling inzichtelijk waar gebruik van het systeem heel goed gaat en waar minder goed. Op basis van de waargenomen gegevens (de data) kan de klant bepalen wat daarmee gedaan kan worden en biedt het systeem handvateen voor het verbeteren van het proces.
Met behulp van data strategisch beslissen
Data helpt dus enerzijds met inzicht in het operationeel verloop en verbetering van de digitale systemen, anderzijds helpt het ook op strategisch niveau. Hiervoor kijken we naar het systeem en de adoptiecijfers over het gebruik in zijn totaal. Loopt het zoals bedacht en volgens de doelstellingen? De analyse hiervoor gaat veel verder en tot in detail. Hoe gaat bijvoorbeeld het inscannen van de ID-documenten? Hoe vaak wordt hiervoor een rijbewijs gebruikt en hoe vaak een paspoort? Hoe wordt er dan gescand? Gaat het mis door de manier waarop het document tegen de scanner wordt gelegd, ligt het aan de instructie of de hardware?
Inzicht in het totale procesverloop is heel belangrijk en van de grootste waarde om onze digitale oplossingen in zorginstellingen zo optimaal mogelijk te laten draaien en te zorgen voor het beste patiëntlogistieke proces.
De rol van data voor klanten van Logis.P
Logis.P biedt bij de oplossingen de mogelijkheid voor de data-analyse via het eigen Logis.P dataplatform. Na ongeveer zes maanden na livegang bespreken we de eerste rapportage, waarbij de data ook voor de klant inzichtelijk en beschikbaar is. In een open gesprek luisteren we naar het oordeel van de klant en geven we ons advies. Vanuit daar werken we verder aan verbetering. Door de data zelf te registreren en beheren, kunnen klanten zelf grip houden op de processen.
Aanpassingen en uitkomsten op basis van inzichtelijke data
Het inzicht leidt soms tot verrassingen in de praktijk. Als specifieke afdelingen beduidend lager scoren dan anderen, blijken de oorzaken uiteenlopend te zijn. Dit kan variëren van het verplaatsen van de aanmeldzuil; niet direct naast of achter de balie, maar juist een stuk ervoor. Of het kan zijn dat niet het systeem de grootste invloed heeft, maar juist de mens. Wanneer baliemedewerkers actief mensen naar de balie blijven roepen, kan dit van invloed zijn op de doelstellingen en de adoptie van het digitaal aanmelden.
Nog een verrassing uit de praktijk op basis van de data; de oudere doelgroep (60-80 jaar) over wie vaak wordt gezegd dat ze niet mee zouden kunnen met digitalisering, scoort veel beter dan de leeftijdscategorie 20-40 jaar. Kortom; meten is weten!
More information
