De efficiency van logistiek op de Centrale Bloedafname van de afdeling Klinische Chemie en Laboratoriumgeneeskunde van het Leids Universitair Medisch Centrum is met 30 tot 40 procent omhoog gebracht. Van de 700 mensen die er gemiddeld per dag binnenkomen, worden er nu 350 per dag binnen de 7,5 minuten geholpen. Die ingrijpende verbetering startte met een door Arjan Albersen van LUMC geschreven algoritme. Dienstverlener Logis.P zette dit algoritme om in doeltreffende software die gekoppeld werd met HiX.
Door de nieuwe logistieke aanpak worden patiënten meteen in de goede wachtrij gezet en zijn de prikcabines inmiddels honderd procent functioneel. Laboratoriumspecialist Arjan Albersen en directeur Logis.P Remco van Duuren vertellen over deze geslaagde praktijkcasus omtrent het optimaliseren van patiëntlogistiek.
“Het gaat concreet om de afdeling Centrale Bloedafname van LUMC waar jaarlijk 120.000 mensen per jaar komen om bloed te laten prikken of voor functieonderzoek”, legt Albersen uit. “Dit was altijd al een grote logistieke uitdaging omdat er door het ‘walk-in systeem’ altijd piekdruktes zijn op maandag en tussen 9.00 en 12.00 ’s morgens. Door de Covid-uitbraken in 2020 werd de logistiek nog een stuk complexer, mede door de invoering van de anderhalvemeterregel. Die maatregel was een uitdaging voor poliklinieken met een walk-in service (zonder afspraak) en beperkte wachtruimtecapaciteit.”
Optimale Patiëntlogistiek
Waar veel laboratoria overstapten op bloedprikken op afspraak, wilde de Centrale Bloedafname van LUMC het patiëntvriendelijke walk-in systeem graag behouden. Om dit te realiseren, was wel optimalisatie van de patiëntlogistiek nodig en de koppeling van verschillende softwaresystemen. Door de logistiek heel anders in te richten, is het volgens Albersen gelukt om de walk-in service te handhaven, patiënten meer service te bieden en is ook nog het werkplezier van medewerkers omhooggegaan omdat ze zich op hun kernwerkzaamheden kunnen concentreren.
De projectoptimalisaties werden uitgevoerd door een breed projectteam van polikliniek- managers en ZIS (HiX, Chipsoft), LIS (GLIMS, MIPS) en PFM (Logis.P) applicatiebeheerders. Volgens Albersen ging het hier om een echte team effort die niet alleen betrokkenen, maar ook andere poliklinieken ziekenhuisbreed inspireerde. “Het was een intensief traject, maar we hebben nu dan ook een voor Nederland uniek systeem, waarbij bij de bloedafname een ordercheck geschiedt. De samenwerking met IT&DI, de poliklinieken en het projectteam van de aanmeldzuilen was van groot belang.”
Grote bottlenecks
In het oude logistieke systeem zaten twee grote bottlenecks. Allereerst moesten patiënten op de aanmeldzuil bij de bloedafname zelf een aantal velden invullen. Via een ingewikkeld keuzemenu moesten zij zich aanmelden voor bloedafname, functietesten of materiaalafgifte. Sommige patiënten plaatsten zichzelf per ongeluk in een verkeerde wachtrij, hetgeen tot opstoppingen leidde. Andere opstoppingen ontstonden door uitzonderlijke situaties zoals het ontbreken van de juiste order voor een patiënt. De doorstroom van patiënten werd gehinderd doordat plusminus 15 procent van hen een incorrecte digitale aanvraag had. De aanvraag voor bloedafname was bijvoorbeeld intern niet doorgestuurd, niet aanwezig in het laboratoriuminformatiesysteem of onjuist gedateerd.
Dit soort problemen moesten in de prikcabine met herstelwerkzaamheden worden opgelost. Dat kostte niet alleen tijd, maar zorgde soms ook voor wat irritatie bij patiënt of medewerker. Herstelwerkzaamheden houden in dat de medewerker in de prikcabine de aanvraag corrigeert, bijvoorbeeld in overleg met de poliklinische afdeling die het onderzoek had aangevraagd. Tijdens die werkzaamheden is de prikcabine niet meer functioneel. Dit leidde tot langere wachttijden én een vollere wachtruimte, waardoor de 1,5 meterregel lastiger te handhaven was.
Eenmalig aanmelden
In het huidige nieuwe logistieke systeem hoeven patiënten alleen op de centrale aanmeldzuil bij de ingang van het ziekenhuis aan te melden. Dit kan door het scannen van paspoort, rijbewijs of ID-kaart. Vervolgens worden automatisch alle gegevens en afspraken van de patiënt opgehaald. Op het scherm van de aanmeldzuil beantwoordt betrokkene enkele heldere vragen en vervolgens rolt er een dagticket uit de zuil.
Bij de bloedafname zelf hoeven de patiënten hierna geen keuzemenu meer te doorlopen, maar kunnen ze direct inchecken met de QR-code op het dagticket. Door een digitale koppeling tussen het PFM en HIX, die gerealiseerd werd door Logis.P, kan de aanvraag automatisch worden gecontroleerd. Op basis van de aanvraagspecificatie waarop staat of het gaat om bloedafname, functietest, spoed of afgeven van lichaamsmateriaal, wordt de patiënt door het algoritme vanzelf in de juiste wachtrij geplaatst. Het touchscreen van de aanmeldzuil bij de bloedafname hoeft bij dit alles geen enkele keer te worden aangeraakt, waardoor de foutmarge wordt verkleind én de hygiëne optimaal blijft gewaarborgd.
Slimme automatisering
Albersen vertelt dat deze aanpak flink wat efficiencywinst oplevert. “Bij de afdeling bloedafname worden patiënten nu volledig geautomatiseerd in de juiste wachtrij geplaatst en dat gaat eigenlijk nooit fout. Bij het inchecken op de bloedafname wordt de order, waarin bijvoorbeeld staat welke bloedwaarden moeten worden gemeten, automatisch gecontroleerd. Waar vroeger het ontbreken van een order pas in de prikcabine werd ontdekt, is dit nu dus naar voren gehaald en volledig geautomatiseerd.”
Patiënten kunnen zich nu niet alleen eenvoudiger aanmelden, maar zijn ook altijd meteen HiX-geregistreerd met al hun actuele gegevens. Dankzij de geautomatiseerde ordercheck worden alleen patiënten waarvan de orders daadwerkelijk aanwezig zijn, opgeroepen bij de prikcabine. Mensen met ontbrekende orders worden automatisch doorgestuurd naar een aparte balie, waar ze verder worden geholpen door medewerkers met een ander profiel dan het personeel in de prikcabine. Medewerkers van de prikcabine verzorgen uitsluitend en gericht de bloedafname bij patiënten waardoor de inzet van medewerkers efficiënt is en de benutting van prikcabines nagenoeg 100 procent is. Uit onderzoek blijkt dat zowel patiënten als medewerkers aantoonbaar te spreken zijn over deze nieuwe aanpak.”
Een kortere behandeltijd heeft uiteindelijk een aantoonbaar gunstig effect op de totale doorlooptijd van álle patiënten en het ontbreken van bottlenecks zorgt voor meer werkplezier. “Voor de patiënt is de optelsom van wacht- en behandeltijd het belangrijkst”, vertelt Albersen. “Niet alleen voor de gemiddelde patiënt is de wachttijd verkort: voor het 95 procent van de patiënten is een halvering van de totale doorlooptijden gerealiseerd.”
Optimaliseren patiëntlogistiek
Technologie van dienstverlener Logis.P speelde een belangrijke rol bij de procesoptimalisaties bij de bloedafname. De succesvolle praktijkcasus op de afdeling Centrale Bloedafname LUMC is daar een mooi voorbeeld van, vertelt algemeen directeur Remco van Duuren.
“Het begint allemaal met onze softwarekoppelingen met HiX op de ingangszuil in LUMC. Die zorgen er al bij de aanmelding op de centrale zuil voor dat eventuele uitzonderingen er meteen worden uitgefilterd. Volledig geautomatiseerd wordt bijvoorbeeld bij de binnenkomstzuil gecheckt of de verzekering en de NAW-gegevens van een patiënt kloppen en of alle andere info compleet is. Is dit onverhoopt niet helemaal in orde dan krijgt de patiënt een uitvalticket, dat doorverwijst naar een balie waar een medewerker het gesignaleerde probleem snel oplost. Zo worden al in het beginstadium wachtrijen bij de bloedafname, maar ook elders voorkomen.”
Nu ook op de bloedafname software gekoppeld is en processen zijn geautomatiseerd, konden de wachtrijen nog verder teruggebracht worden. De Logis.P-technologie automatiseert administratieve handelingen, stroomlijnt processen én de interne en externe communicatie. Zo ontstaat er meer tijd voor de daadwerkelijke zorg.
Van Duuren: “Het gaat ons uiteindelijk om goede communicatie vanaf het moment dat de patiënt zich aanmeldt vanuit huis, zich meldt in het ziekenhuis, in de juiste wachtkamer terechtkomt tot en met de vervolgafspraken. Op het moment dat de patiëntreis in het ziekenhuis soepel verloopt, wint íedereen. Als alle processen vanaf het aanmelden tot en met de nazorg helemaal gestroomlijnd zijn zonder administratieve ballast en bureaucratie, kan er meer tijd en aandacht komen voor de patiënt en handelingen die waarde toevoegen.”
Logis.P maakt deel uit van de ICT&health Innovation Partner Group. Dit artikel verscheen in de 3de editie van ICT&health 2022.
Meer weten?
