Die Effizienz der Logistik in der Zentralen Blutentnahme der Abteilung für Klinische Labormedizin und Labortechnik des Universitätsklinikums Leiden konnte um 30 bis 40 Prozent gesteigert werden. Von den durchschnittlich 700 Personen, die sich pro Tag anmelden, wird inzwischen 350 Patienten binnen 7,5 Minuten geholfen. Diese radikale Verbesserung begann mit einem Algorithmus, der von Arjan Albersen von der LUMC geschrieben wurde. Der Dienstleister Logis.P setzte diesen Algorithmus in eine effektive Software um, die mit HiX verknüpft wurde.
Dank des neuen logistischen Konzepts werden die Patienten direkt in die richtige Warteschlange eingereiht und die Laborkabinen sind von daher voll leistungsfähig. Spezialist Arjan Albersen und Logis. P Geschäftsführer Remco van Duuren berichten über diese erfolgreiche Fallstudie zur Optimierung der Patientenlogistik.
„Es handelt sich konkret um die Zentrale Blutentnahme des LUMC, wo jährlich 120.000 Menschen zur Blutentnahme oder für Funktionstests kommen", erklärt Albersen. „Das war schon immer eine große logistische Herausforderung, durch das Walk-in-System kommt es montags und vormittags zwischen 9.00 und 12.00 Uhr immer zu Spitzenzeiten. Die Covid-Ausbrüche im Jahr 2020 komplizierten die Logistik noch mehr, unter anderem wegen der Einführung der 1,5-Meter-Regel. Diese Maßnahme war eine Herausforderung für ambulante Kliniken, die ohne Voranmeldung arbeiten und nur begrenzte Kapazitäten im Wartezimmer haben.
Optimale Patientenlogistik
Während zahlreiche Labors dazu übergingen, Blutproben nach Terminvereinbarung zu entnehmen, wollte die Zentrale Blutentnahme des LUMC ihr patientenfreundliches Walk-in-System beibehalten. Dazu musste jedoch die Patientenlogistik optimiert und verschiedene Softwaresysteme miteinander verknüpft werden. Laut Albersen konnte durch eine völlig andere Organisation der Logistik der Walk-In-Service beibehalten, den Patienten mehr Service geboten und auch die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter erhöht werden, da sie sich auf ihre Kerntätigkeiten konzentrieren können.
Die Projektoptimierungen wurden von einem breiten Projektteam aus Ambulanzleitern und Anwendungsleitern für KIS (HiX, Chipsoft), LIS (GLIMS, MIPS) und PFM (Logis.P) durchgeführt. Albersen zufolge war dies eine echte Teamleistung, die nicht nur die Beteiligten, sondern auch andere Ambulanzen im gesamten Krankenhaus inspirierte. „Es war ein intensiver Prozess, aber wir haben jetzt ein in den Niederlanden einzigartiges System, bei dem bei der Blutentnahme eine Auftragskontrolle stattfindet. Die Zusammenarbeit mit IT & DI, den Ambulanzen und dem Projektteam für die Anmeldesäulen war in diesem Prozess enorm effektiv und wichtig."
Größere Engpässe
Im alten Logistiksystem kam es immer wieder zu zwei große Engpässen. Erstens mussten die Patienten bei der Blutentnahme am Anmeldeschalter zahlreiche Eingabefelder ausfüllen. Über ein kompliziertes Menü mussten sie sich zur Blutentnahme, zu Funktionstests oder zur Materialausgabe anmelden. Einige Patienten reihten sich versehentlich in die falsche Warteschlange ein, was zu Staus führte. Andere Überlastungen wurden durch Ausnahmesituationen verursacht, beispielsweise durch das Fehlen der entsprechenden Verordnung. Der Zustrom von Patienten war nicht gewährleistet da etwa 15 % von ihnen eine falsche digitale Anmeldung hatten, der Antrag auf Blutentnahme nicht intern weitergeleitet wurde, nicht im Laborinformationssystem vorhanden oder falsch datiert war.
Solche Probleme mussten dann in den Laborkabinen gelöst werden. Das kostete nicht nur Zeit, sondern führte zeitweise auch zu Irritationen bei Patienten und Personal. Nacharbeit bedeutet, dass die Mitarbeiter in den Kabinen die Anforderung korrigieren, beispielsweise in Absprache mit der Ambulanz, die den Test angefordert hatte. Während dieser Tätigkeiten ist die Kabine nicht mehr effizient. Dies führte aber auch zu längeren Wartezeiten und einem überfüllten Warteraum, was die Durchsetzung der 1,5-Meter-Regel erschwerte.
Einmaliges Anmelden
Beim derzeitigen neuen Logistiksystem müssen sich die Patienten nur noch an einer der zentralen Check-in-Säulen am Eingang des Krankenhauses anmelden. Dies kann durch Scannen des Reisepasses, Führerscheins oder Personalausweises geschehen. Alle Daten und Termine des Patienten werden dann automatisch abgerufen. Auf dem Bildschirm der Check-in-Säule beantwortet der Patient einige klare Fragen und die Anmeldesäule stellt anschließend eine Tageskarte aus.
Bei der eigentlichen Blutentnahme müssen die Patienten nicht erneut durch ein Auswahlmenü gehen, sondern sich direkt mit einem QR-Code auf der Tageskarte anmelden. Durch eine digitale Verbindung zwischen dem PFM und dem HIX, die von Logis.P realisiert wurde, kann die Anfrage automatisch geprüft werden. Anhand der Anforderungsspezifikation, die angibt, ob es sich um eine Blutentnahme, einen Funktionstest, einen Notfall oder die Bereitstellung von Körpermaterial handelt, stellt der Algorithmus den Patienten automatisch in die richtige Warteschlange. Der Touchscreen der Registrierungssäule an der Blutentnahmestelle muss nicht ein einziges Mal berührt werden, was die Fehlermarge reduziert und optimale Hygiene garantiert.
Intelligente Automatisierung
Albersen erklärt, dass dieser Ansatz zu erheblichen Effizienzgewinnen führt. „In der Blutentnahmeabteilung werden die Patienten jetzt vollautomatisch in die richtige Warteschlange gestellt, das funktioniert eigentlich reibungslos. Beim Check-In in der Blutentnahme wird der Auftrag, der beispielsweise festlegt, welche Blutwerte abgenommen werden müssen, automatisch überprüft. Während früher das Fehlen einer Bestellung erst in der Kabine festgestellt wurde, wurde dies jetzt vorgezogen und vollständig automatisiert."
Die Patienten können sich nun nicht nur einfacher anmelden, sondern sind auch sofort mit allen aktuellen Daten in HiX registriert. Dank der automatischen Auftragsprüfung werden nur Patienten in die Kabine gerufen, deren Aufträge tatsächlich vorliegen. Patienten mit fehlenden Anordnungen werden automatisch zu einem separaten Schalter geleitet, wo sie von Mitarbeitern betreut werden, deren Tätigkeit sich von der des Personals in der Kabine unterscheidet. Das Laborpersonal entnimmt den Patienten ausschließlich und gezielt Blutproben, was einen effizienten Personaleinsatz und eine nahezu 100-prozentige Auslastung des Laborpersonals ermöglicht. Untersuchungen zeigen, dass sowohl Patienten als auch Mitarbeiter von diesem neuen Ansatz nachweislich begeistert sind.
Letztlich wirkt sich eine kürzere Behandlungsdauer sehr positiv auf die Gesamtdauer des Patientenaufkommens aus, und das Fehlen von Engpässen führt zu einer höheren Arbeitszufriedenheit. „Für den Patienten ist die Summe aus Warte- und Behandlungszeit das Wichtigste", sagt Albersen. „Nicht nur die Wartezeit für den Durchschnittspatienten hat sich verkürzt, sondern für 95 Prozent der Patienten hat sich die Gesamtdurchlaufzeit halbiert."
Optimierung der Patientenlogistik
Bei den Prozessoptimierungen in der Blutentnahme spielte die Technik des Dienstleisters Logis.P eine wichtige Rolle. Die erfolgreiche Fallstudie in der Zentralen Blutentnahmeabteilung des LUMC ist ein gutes Beispiel dafür, erklärt der Geschäftsführer Remco van Duuren.
„Alles beginnt mit unserer Software-Anbindung an HiX an den zentralen Anmeldesäulen im LUMC. Diese sorgen dafür, dass eventuelle Ausnahmefälle sofort herausgefiltert werden, wenn sich der Patient bei der Anmeldesäule anmeldet. So wird bei der Eingabe vollautomatisch geprüft, ob die Versicherungs-, Namens- und Adressdaten eines Patienten korrekt und alle anderen Angaben vollständig sind. Wenn dies nicht ganz korrekt ist, erhält der Patient eine Fehleranzeige, die ihn an einen Schalter verweist, wo ein Mitarbeiter umgehend für Abhilfe sorgt. Dadurch werden Warteschlangen an der Blutentnahmestelle, aber auch anderswo, von vornherein vermieden.
Da nun auch die Software für die Blutentnahme vernetzt ist und die Prozesse automatisiert sind, könnten die Warteschlangen noch weiter reduziert werden. Die Logis.P-Technologie automatisiert Verwaltungsvorgänge, rationalisiert Prozesse und die interne und externe Kommunikation. So bleibt mehr Zeit für die eigentliche Pflege.
Van Duuren: „Letztlich geht es uns um eine gute Kommunikation, vom Augenblick an, in dem sich der Patient von zu Hause aus anmeldet, im Krankenhaus ankommt, sich im richtigen Wartezimmer wiederfindet, bis hin zu den Folgeterminen. Wenn die Patientenreise im Krankenhaus reibungslos verläuft, gewinnen alle! Wenn alle Abläufe von der Anmeldung bis zur Nachsorge ohne administrativen Ballast und Bürokratie vollständig gestrafft werden, kann mehr Zeit und Aufmerksamkeit für den Patienten und für Aktivitäten mit Mehrwert aufgewendet werden.”
Dit artikel verscheen in de 3de editie van ICT&health 2022.
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