Ein rationalisierter Empfangs- und Anmeldeprozess... Bis vor kurzem wurde die Luftfahrtindustrie regelmäßig als Beispiel dafür genannt, wie man es richtig macht. Einrichtungen des Gesundheitswesens sollten sich ein Beispiel an den Logistikprozessen eines Flughafens nehmen.
Doch seit den letzten Bildern von riesigen Warteschlangen und dem damit verbundenen Chaos auf mehreren europäischen Großflughäfen hat dieser Vergleich an Beliebtheit eingebüßt. Auf der einen Seite verständlich, auf der anderen Seite vielleicht ungerechtfertigt. Die Zutaten des darauf folgenden Chaos können durchaus lehrreich sein.
Ohne die genauen Hintergründe der einzelnen Situationen zu kennen, sind die allgemeinen Ursachen: der Wettlauf um den niedrigsten Preis (der das System völlig entlastet hat), die unzureichende Vorbereitung auf das wachsende Angebot an Reisenden und vor allem der Mangel an Personal für die Durchführung der Arbeiten. Diese Themen sind auch dem Pflegesektor nicht fremd.
Die Folgen übermäßig langer Warteschlangen beim Check-in, bei der Gepäckabfertigung oder bei den Sicherheitskontrollen auf einem Flughafen liegen auf der Hand. Die Fluggäste kommen zu spät zum Flugsteig und verpassen daher ihren Flug. Dies wiederum führt zu Frustration, Ärger, Zeitverlust und zusätzlichen Kosten für die Umbuchung auf einen anderen Flug (oder die enttäuschte Heimreise).
Pauschalbesuch im Krankenhaus
Was wäre, wenn wir diese Situation in eine Pauschalreise oder einen All-inclusive-Krankenhausaufenthalt umwandeln würden? Ein Patient, der nicht nur einen oder mehrere Arzttermine hat, sondern dem auch Blut abgenommen oder eine Röntgen- oder Ultraschalluntersuchung gemacht werden muss, um einen erfolgreichen Krankenhausaufenthalt zu absolvieren.
Welche Auswirkungen (oder sollte man eher von Kosten sprechen?) haben Verzögerungen im logistischen Prozess des Patienten während des Krankenhausaufenthalts? Welche Auswirkungen hat es, wenn ein Patient bei der Blutabnahme oder in der Radiologie so lange warten muss, dass er den nächsten Termin verpasst? Verspätungen im Terminkalender eines Arztes betreffen oft mehrere Termine an diesem Tag. Das Ergebnis: Frustration, Enttäuschung und zusätzliche Zeit sowohl für den Gesundheitsdienstleister als auch für den Patienten, um auf eine andere Zeit (oder einen anderen Tag) umzubuchen und dann enttäuscht nach Hause zu gehen.
Reduzierung der vermeidbaren Verzögerungen
Obwohl Störungen und Dynamiken Teil des Pflegeprozesses sind, gibt es allen Grund, vermeidbare Verzögerungen auch im Krankenhaus zu verhindern. Und da Prävention das wichtigste Mittel ist, um die Gesundheitskosten strukturell zu senken, stellt sich die Frage: Welchen Lebensstil kann ein Krankenhaus einschlagen und welche Vitamine können verabreicht werden, um einen sonnigen, möglichst stressfreien Aufenthalt für den Patienten zu gewährleisten?
Ein paar praktische Tipps und Gesundheitsratschläge hintereinander.
1. Gewährleistung einer effizienten Registrierung und eines umfassenden Einblicks in den Registrierungsprozess:
Je mehr ein Patient bereits zu Hause tun kann, desto weniger Stress und Belastung wird er bei seiner Ankunft im Krankenhaus empfinden. Je weniger Patienten sich an einem zentralen Schalter oder Registrierungskiosk im Krankenhaus anmelden müssen, desto geringer ist die Gefahr von Warteschlangen.
Wenn bei der Anmeldung auch alle offenen Termine und Aufträge sichtbar sind, kann eine gezielte Beratung erfolgen. So kann beispielsweise die Priorisierung der Warteschlange für die Blutabnahme auf der Grundlage der Prüfung, ob für einen Patienten Folgetermine anstehen, angepasst werden. Die nächste freie Kabine kann zugewiesen werden. Auch wenn dies nicht von allen als fair empfunden wird, ist die Wahrscheinlichkeit von Störungen im weiteren Verlauf geringer, als wenn jemand ohne Folgetermine etwas länger warten muss, bis er an der Reihe ist, und der Patient mit einem Folgetermin früher dran ist.
2. Anpassung der Planung an die verfügbare Kapazität:
Der freie Patientenfluss und der damit verbundene unvorhersehbare Druck wurde stark reduziert - vor allem unter dem Druck der strengen Wartezimmerpolitik während der Coronapandemie. Indem möglichst viele Verweisungen nach Terminvereinbarung erfolgen (durch den Patienten selbst online zu einem für ihn passenden Zeitpunkt), kann die Personalplanung besser auf die Nachfrage abgestimmt werden. Wichtig ist die strukturelle Einbindung von Stand-alone-Systemen, die während Corona schnell in die Systemlandschaft des Krankenhauses oder Labors implementiert werden können.
3. Die verfügbare Zeit optimal nutzen, um den Output/die Produktion zu steigern:
Verwenden Sie bei kombinierten Terminen intelligente Algorithmen, anstatt sich an eine vorher festgelegte Planung zu halten, bei der die Patienten nacheinander dieselbe Reihenfolge durchlaufen. Auf diese Weise wird verhindert, dass es ab einem bestimmten Punkt zu einem Stau von wartenden Patienten auf der einen Seite und vergeblich wartenden Leistungserbringern auf der anderen Seite kommt. Bei der Betrachtung der optimalen Abfolge in Echtzeit wird sich herausstellen, dass Kapazitätsprobleme eigentlich Planungsprobleme sind. Die gute Nachricht ist, dass sie leichter zu lösen sind.
4. Mehr erreichen mit weniger Mitarbeitern durch effiziente Integration:
Es liegt auf der Hand, aber auch im Gesundheitswesen führt der Personalmangel zu der Notwendigkeit, die Prozesse strukturell effizienter zu gestalten. Innerhalb des Blutabnahmeprozesses kann eine Optimierung durch eine effiziente Verknüpfung der Systeme erreicht werden. So wird beispielsweise durch die Verknüpfung des Patientenlogistiksystems mit dem Laborinformationssystem ein erheblicher Zeitgewinn im Prozess erzielt. Dadurch wird der richtige Auftrag automatisch verknüpft und für den Mitarbeiter, der einen Patienten in die Blutabnahmekabine ruft, bereitgestellt. Weniger Arbeitsschritte, geringere Fehleranfälligkeit und kürzere Warte- und Behandlungszeiten für den Patienten bedeuten, dass eine höhere Produktion erzielt werden kann.
Klare Win-Win-Situation
Eine gut organisierte, allumfassende Patientenreise ist daher ein klarer Gewinn für alle Beteiligten. Kürzere Wartezeiten und eine bessere Informationsversorgung für den Patienten sowie effizientere Prozesse, höhere Produktion und verbesserte Patientenzufriedenheit für die Gesundheitseinrichtung.
Vielleicht bricht eine neue Urlaubssaison an, in der die Flughäfen von der Effizienz im Gesundheitswesen lernen können. Ich frage mich, wer es wagen würde, Schiphol diesen Sommer einzuladen, um von den logistischen Abläufen innerhalb des Krankenhauses zu lernen...
Ich wünsche Ihnen eine gute Reise!
Dieser Blog erschien auch auf der ICT&Health-Website am 22. Juni 2022. ICT&Health.
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