Im gesamten Gesundheitssektor hat eine beschleunigte Digitalisierung eingesetzt. In Krankenhäusern und Pflegezentren, aber auch in der psychiatrischen Versorgung. Rob van Hagen, Leiter im Bereich des Informationsmanagements beim Anbieter für psychische Gesundheit GGNet, und Geschäftsführer Remco van Duuren von Logis.P erklären, wie GGNet daran arbeitet, logistische Prozesse zu digitalisieren und zu verbessern und dabei den Patienten in den Mittelpunkt zu stellen. Die GGNet-Ambulanzen verfügen jetzt über Anmeldeterminals mit intelligenter Softwareanbindung.
Rob van Hagen ist seit siebzehneinhalb Jahren im IKT-Bereich des Gesundheitswesens tätig. Zunächst zehn Jahre als Service-Manager bei PinkRoccade Healthcare, und nunmehr siebeneinhalb Jahre als Leiter im Bereich des Informationsmanagements bei GGNet. Hier leitet er die Abteilung, die für die primären Prozessanwendungen wie das EPD, das elektronische Rezept-Verschreibungs-System, die E-Health-Plattform und die damit verbundenen Anwendungen zuständig ist. "In der Tat habe ich mich all die Jahre auf die softe Seite der Informations- und Kommunikationstechnologie konzentriert. Nicht auf Bits und Bytes, sondern auf Informationsflüsse, Funktionalitäten und die verwaltungstechnische Seite. Die Arbeit an der Schnittstelle zwischen IKT und Gesundheitswesen hat es mir besonders angetan.
Was die Digitalisierung und die IKT betrifft, ist der Unternehmenssektor in der Regel viel weiter als das Gesundheitswesen,” so Van Hagen und Remco van Duuren, Geschäftsführer von Logis.P. Im Vergleich zum Bankwesen sind im Gesundheitswesen unter anderem im Bereich der Logistik noch große Schritte zu machen. Van Duuren: "Eine effiziente Patientenlogistik ist dabei von enormer Wichtigkeit, denn das Gesundheitswesen besteht zu etwa 80 Prozent aus Logistik wie beispielsweise Beförderung, Verwaltung, Reinigung und Einkauf."
Auf dem Weg zu PBL
Bei GGNet werden bereits mehrere solcher IKT-Maßnahmen erfolgreich umgesetzt, aber es gibt noch viel zu tun, sagt Van Hagen. "Wir verfügen über ein Kundenportal wie die meisten Gesundheitseinrichtungen.'' Die Entwicklung hin zu einer persönlichen Gesundheits-Cloud (PBL), in der die Patienten alle ihre medizinischen Daten abrufen können, hat jedoch gerade erst begonnen. GGNet kann bereits jetzt teilweise Klienten-Informationen an eine PBL senden. In naher Zukunft wird es jedoch notwendig sein, dies zu erweitern, da es den Austausch von Versorgungsdaten zwischen verschiedenen Beteiligten ermöglicht, die im Rahmen der Behandlung des Klienten eine Rolle spielen. Dabei kann es sich um Organisationen des Gesundheitswesens, aber auch um ehrenamtliche Betreuer, Familienhilfe und Wohlfahrtsverbände handeln.”
Entlastung des Verwaltungspersonals
GGNet ist das Fachzentrum für Menschen und deren Familien mit psychischen Problemen, mit über zwanzig Standorten in Gelderland. Eine derart große Organisation ist mit zahlreichen logistischen Prozessen konfrontiert. Logis.P hat GGNet zu einer effizienteren Gestaltung dieser Prozesse verholfen. Van Duuren erklärt, wie durch diese Maßnahmen das Personal von GGNet entlastet wird. "Klienten können an der zentralen Registrierungssäule ihren Führerschein oder Pass einlesen. Sämtliche Daten wie Versicherung, Name und Adresse sowie Identität werden dann automatisch überprüft. Das System prüft auch, wo und zu welcher Uhrzeit der Klient einen Termin hat.
Sofern alles in bester Ordnung ist, wird der Klient in den entsprechenden Warteraum geleitet und der Arzt erhält eine Benachrichtigung, dass der Klient anwesend ist und abgeholt werden kann. Dies erfolgt schnell und effizient, und sofern es keine Besonderheiten gibt, geschieht dies ohne Einschaltung eines Sachbearbeiters. So bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben, und die Mitarbeiter können sich zum Beispiel mehr um diejenigen Personen kümmern, die bei der Anmeldung Hilfe benötigen. Je nach Größe und Lage des Standorts kann die gewünschte Größe variieren. So wird beispielsweise nicht immer eine Registrierungssäule benötigt, sondern das Registrierungssystem kann aus einem (Schalter-)Scanner, einem Tablet und/oder einem mobilen Gerät zur Unterstützung des Prozesses bestehen."
Anbindung des EPD-Systems
Van Hagen stellt fest, dass die Anmeldesysteme und die damit verbundene IKT-Lösung reibungslos funktionieren. "Vor ein paar Jahren war diese Möglichkeit nicht gegeben, da unser altes EPD-System nicht mit der Software von Logis.P verknüpft werden konnte. Mit unserem aktuellen EPD USER ist dies nun möglich. Das Ausmaß, in dem ein EPD-System mit anderen Systemen verknüpft werden kann, ist von entscheidender Bedeutung, da die weltweite Digitalisierung in rasantem Tempo voranschreitet und auch der Bereich der psychischen Gesundheit damit Schritt halten muss."
Dabei geht es nicht nur um die Patienten-Logistik-Lösungen von Logis.P, sondern auch um einen reibungsloseren Datenaustausch zwischen Krankenhäusern, Pflegezentren, Hausärzten und psychiatrischen Einrichtungen. Die niederländische Region Achterhoek ist von einer starken Überalterung und gleichzeitig einem Abwanderungsprozess junger Menschen betroffen. Der Bedarf an medizinischer Versorgung steigt demnach rasant, während die Zahl der Fachkräfte im Gesundheitswesen schrumpft. "Um diese Probleme wirksam anzugehen, ist die Zusammenarbeit aller Akteure erforderlich. Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und Vorbeugung werden viele Informationen benötigt, zahlreiche Daten müssen ausgetauscht werden."
Aus ethischer Sicht sollte ein Angehöriger der Gesundheitsberufe nicht einfach alle Arten von Informationen abfragen können; dies sollte immer mit äußerster Sorgfalt geschehen, betont Van Hagen. "Gleichzeitig ist es wichtig, so viele Informationen wie möglich zu erhalten, um zum Beispiel einen Rückfall zu verhindern. Wenn man nur Informationen über eine bestimmte Entwicklung hat und nicht weiß, was davor und danach geschehen ist, reicht das nicht aus, um jemandem optimal zu helfen. Wir sind von daher bestrebt, so viele Datenschutzrelevante Informationen wie möglich zu erhalten und weiterzugeben, doch in diesem Bereich sind noch weitere Anstrengungen vonnöten. Tatsache ist, dass die Mitarbeiter viel weniger Zeit mit dem Sammeln von Informationen verbringen werden, wenn all diese Informationen vermehrt ausgetauscht werden können."
Die richtige Wahl
Ein wesentlicher Ansatzpunkt ist es, so wenig Zeit wie möglich für Verwaltungsarbeit aufzuwenden. So können die Pflegekräfte den Großteil ihrer Zeit mit Arbeiten verbringen, die einen direkten Mehrwert für den Patienten haben. "Als logistischer ICT-Dienstleister befassen wir uns explizit nicht mit den medizinischen Daten", unterstreicht Van Duuren, "wir stellen jedoch sicher, dass logistisch und verwaltungstechnisch am Front-End alles in bester Ordnung ist. Dies geht weit über die einfache Registrierung eines Kunden an einem Anmeldeschalter hinaus. Dies umfasst die korrekte Identifizierung, die Überprüfung der Namens- und Adressdaten, die Überprüfung der Versicherungsdaten und die Weiterleitung zum gewünschten Ort für den Termin. Wenn diese Daten unvollständig oder falsch sind, beeinträchtigt dies die wertvolle Zeit im Sprechzimmer. Oder es sind nachträgliche Klärungs- und Abhilfemaßnahmen zu treffen, um zum Beispiel die Bearbeitung von Anträgen oder zur Deklaration zu ermöglichen.”
Personal Visit Page
Im Gesundheitswesen gibt es regelmäßig das Problem der "No-Shows": Patienten, die nicht zu ihren Terminen erscheinen. GGNet ist da keine Ausnahme. Es ist sehr unerfreulich, da Termine in der psychiatrischen Fürsorge sehr lange dauern, durchschnittlich 30 bis 60 Minuten. Dies zu verhindern ist wichtig, da dies die Effizienz der Pflege verringert, obwohl die Nachfrage nach medizinischer Versorgung bereits sehr hoch ist. Van Hagen erklärt, dass die Klienten derzeit bereits eine E-Mail von GGNet erhalten, um sie an ihren bevorstehenden Termin zu erinnern, um so effizient zu verhindern, dass sie nicht erscheinen.
Van Duuren bekräftigt die Bedeutung einer solchen Erinnerungs-E-Mail und verweist in diesem Zusammenhang auch auf die Möglichkeit einer Personal Visit Page, einer webbasierten Anwendung, die dem Klienten ein digitales Ticket aushändigt. Das geht weit über eine Terminerinnerung hinaus, denn der Klient kann ganz einfach auf seine eigenen Daten zugreifen, anstehende Termine einsehen und das System nutzen, um sich direkt vor Ort zu registrieren.
Logis.P hat vor kurzem eine solche innovative Personal Visit Page zum Beispiel im Meander Medical Centre realisiert, wo diese Verbesserung sehr gut angenommen wird. Van Duuren: "Der Klient kann seine Termine selbständig abrufen und wird, je nach vorheriger Abfrage, sofort in den richtigen Warteraum oder zum Informationsschalter geleitet.'' Das System liefert auch automatische Push-Nachrichten an den Klienten, um ihn oder sie an den Termin zu erinnern. Dies kann am Vortag per E-Mail, aber auch einige Stunden vor dem Termin per SMS oder auf andere Weise geschehen. Für jeden Kunden ist eine andere Vorgehensweise möglich, wie z. B. eine telefonische oder schriftliche Erinnerung. Das System kann vollständig personalisiert werden.
Wesentliche Grundvoraussetzung
Van Hagen ist der Meinung, dass die Möglichkeit einer persönlichen Kontaktseite auf jeden Fall eine Überlegung wert ist. "In der psychiatrischen Versorgung ist eine optimale Patientenlogistik die Voraussetzung für eine effizientere Organisation und die Bereitstellung einer tatsächlich maßgeschneiderten Versorgung. Mit einer guten Logistik und - bald - einem optimalen Datenaustausch in Bezug auf die Leistungsinhalte können Anbieter das psychische Gesundheitssystem entlasten. Prozessoptimierung ist eine Grundvoraussetzung für gute Betreuungsangebote, denn sie spart viel Verwaltungszeit, unnötige Handgriffe und kann die Zahl der Absagen reduzieren."
"Aber'', so fügt er hinzu, “die immer noch wachsenden Wartelisten in der psychiatrischen Versorgung lassen sich leider auch nicht nur mit einem guten IKT-System lösen. Dies sind grundlegende Probleme, die nur durch mehr Prävention, mehr Zusammenarbeit beim Einsatz von Fachkräften des Gesundheitswesens, die gleichzeitige Behandlung mehrerer Patienten und mehr Outflow, zum Beisspiel durch wirksamere Behandlungsformen, gelöst werden könnten.”
Logis.P ist Teil der ICT&health Innovation Partner Group. Der Artikel erschien in der 4. Ausgabe von CT&health 2022.
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