De zorg staat onder druk! We weten bijvoorbeeld allemaal dat er een tekort is aan zorgpersoneel, wat onder andere leidt tot een hoge werkdruk. Maar er is een aspect wat regelmatig over het hoofd wordt gezien: verborgen kosten die ontstaan door onvolledige of incorrecte patiëntgegevens. Deze kosten kunnen snel oplopen en hebben een negatieve impact op zowel zorgverleners als patiënten. In deze blog bespreken we hoe deze verborgen kosten ontstaan en hoe je ze kunt verminderen.
Hoe ontstaan verborgen kosten?
Verborgen kosten in de zorg ontstaan op verschillende plaatsen in de patiënt reis, vaak al in het begin. Dit door ontbrekende of incorrecte informatie in patiëntendossiers. Denk bijvoorbeeld aan gegevens van de huisarts, verzekeringsgegevens of contactgegevens. Deze gegevens worden niet altijd volledig gecontroleerd. Als deze informatie niet volledig of incorrect is, ontstaan er later in het zorgproces verstoringen. Bijvoorbeeld wanneer een patiënt op de polikliniek komt en de behandelaar heeft informatie van de huidige huisarts nodig. Als deze gegevens ontbreken, moet de behandelaar of een assistent contact opnemen met de patiënt, en dat kost tijd en middelen. Alles wat je vooraf niet controleert kan op later moment verborgen kosten opleveren.
De impact van onvolledige gegevens
Een concreet voorbeeld: bij twee ziekenhuizen komen maandelijks zo’n 50.000 patiënten, waarvan 4% (optimistisch gezien) met incomplete gegevens arriveerde. Bij het andere ziekenhuis lag dit percentage rond de 6%. Stel dat elke verstoring gemiddeld vijf minuten kost om te corrigeren, dan kost dat 166 uur per maand oftewel een volledige FTE aan verborgen kosten. Dit is dure tijd, aangezien deze taken vaak door behandelaars of assistenten opgepakt moeten worden, omdat de informatie op dat moment nodig is. En wat te denken als de uitslagen van labonderzoek uiteindelijk niet naar de juiste huisarts worden gestuurd? In feite kan dat als datalek worden aangemerkt en zijn de herstel inspanningen voor meerdere betrokkenen tijdrovend en verstorend.
Zo kun je verborgen kosten verminderen
De verborgen kosten kun je eenvoudig voorkomen als je voor de afspraak alle gegevens controleert. Bij Logis.P maken we daarvoor gebruik van een slimme oplossing, Smart Visit, die alle patiëntgegevens vooraf controleert en gerichte instructies geeft om deze te corrigeren. Zodoende worden verstoringen tijdens het zorgproces voorkomen. Dit proces ziet er als volgt uit:
Patiënten ontvangen enkele dagen voor een afspraak een afspraakherinnering met een unieke link naar de applicatie. Wanneer de patiënt deze link opent, worden alle gegevens op de persoonlijke pagina gecontroleerd en wordt aangegeven hoe eventuele onvolledige of incorrecte gegevens opgelost kunnen worden. De applicatie voert zowel visuele als automatische controles uit. Patiënten moeten onder andere zelf hun contactgegevens controleren en bevestigen, maar ook of ze bijvoorbeeld van huisarts zijn veranderd. De rest wordt automatisch gecontroleerd, zoals het controleren van adres- en verzekeringsgegevens en of de huisarts nog werkzaam is. Als bepaalde gegevens niet compleet zijn, dan krijgt de patiënt duidelijke instructies over hoe dit online of op locatie opgelost kan worden. Pas als alle relevante gegevens kloppen, wordt de QR-code zichtbaar om zich mee aan te melden voor de afspraken in het ziekenhuis.
De voordelen van (automatische) voorafgaande controle
Door bovengenoemde stappen te volgen, zorg je ervoor dat alle benodigde informatie up-to-date en correct is voordat de patiënt naar het ziekenhuis komt. Hiermee voorkom je dat zorgverleners tijd kwijt zijn aan het aanvullen van ontbrekende gegevens. Het reduceren van verborgen kosten heeft meerdere voordelen:
- Het ziekenhuispersoneel heeft meer tijd voor daadwerkelijke patiëntenzorg.
- De patiëntervaring is beter, omdat ze niet meer meerdere keren benaderd worden over ontbrekende informatie.
- Correcte en volledige gegevens zorgen voor een betere communicatie en coördinatie tussen zorgverleners, wat de algehele zorgkwaliteit verbetert.
Tijd voor wat er echt toe doet
Verborgen kosten door onvolledige patiëntgegevens zijn een onzichtbare last in de gezondheidszorg. Door voorafgaand gegevens te controleren en corrigeren, kunnen we samen werken aan een zorgsysteem dat minder tijd verspilt en zich meer kan richten op wat echt belangrijk is: de patiënt.
Wil je meer weten over hoe onze Smart Visit oplossing? En ben je nieuwsgierig hoe dit er in de praktijk uitziet? Neem dan contact met ons op!
Meer weten?
