Smart Appointment
“Walk-in- Besuche’, wie zum Beispiel bei der Radiologie oder Blutentnahme im Labor, können zu bestimmten Zeiten plötzlich zu langen Warteschlangen und überfüllten Wartezimmern führen. Besonders in der heutigen Gesellschaft sind volle Wartezimmer unerwünscht und nicht sicher.
Wie kann man dies verhindern und sicherstellen, dass die Nachfrage und die verfügbaren Kapazitäten auf einander abgestimmt sind? Einfach, mit Logis.P Smart Appointment! Die Lösung für die Umwandlung von Prozessen der offenen Sprechstunde in ein zugängliches Arbeiten "nach Termin”.
In Krankenhäusern wird alles getan, damit sich Patienten, Besucher und Personal sicher im Krankenhaus aufhalten und dort arbeiten können. So gut wie alle logistischen Abläufe und Verfahren im Krankenhaus werden zu diesem Zweck angepasst. Von separaten Laufwegen im Krankenhaus über angepasste Terminvereinbarungen bis hin zu intelligenten Rufsystemen mit dezentralen Warteräumen, die verhindern, dass die Wartezimmer in den Ambulanzen überfüllt sind. Bei geplanten Pflegeprozessen, bei denen im Voraus genau bekannt ist, wie viele Patienten oder Besucher zu welchem Zeitpunkt anwesend sein werden, ist dies machbar.
Bei “Walk-in-Behandlungen” erweist sich dies in der Praxis als wesentlich komplizierter. Wenn Patienten ohne Termin kommen können, besteht die Gefahr, dass sich lange Warteschlangen bilden. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Einrichtungen dafür, keine ”Walk-in-Termine” mehr zu vergeben, sondern nur noch nach Terminvereinbarung zu arbeiten. Smart Appointment von Logis.P bietet ein Kapazitätsplanungs- und Terminsystem, das diesen Prozess vollständig unterstützt.
Terminplanung gekoppelt an die Kapazität je nach Standort
Smart Appointment ist Teil der Logis.P Universe Plattform. Eine fortschrittliche webbasierte Anwendung zur Optimierung der Patientenlogistikprozesse für geplante und ungeplante Behandlungen. Mit Smart Appointment kann die verfügbare Kapazität pro Standort erfasst werden. Für alle Terminarten, die an einem Ort durchgeführt werden, wird die Dauer eines Termins erfasst. Durch die Verknüpfung mit den Öffnungszeiten und den verfügbaren Mitarbeitern pro Tag wird die verfügbare Kapazität im System gefüllt. In einem Krankenhaus können beispielsweise ein oder mehrere Mitarbeiter für alle Arten von Terminen und Tätigkeiten über den ganzen Tag hinweg eingeteilt sein, während in einer Klinik oder einem Krankenhaus in der Region, z. B. in einer Hausarztpraxis oder einem Gemeinschaftszentrum, vielleicht nur ein Mitarbeiter am Morgen für zwei Stunden zur Verfügung steht.
Auf diese Weise bietet das System einen Einblick in die verfügbare Kapazität. Es wird dann bekannt gemacht (z. B. über die Primärversorgung, Websites und lokale Medien), dass Dienstleistungen wie Bluttests oder die Abgabe von Proben nur nach Terminvereinbarung möglich sind. Dadurch wird verhindert, dass Personen in großer Zahl (in der Regel montags und dienstags in den Morgenstunden) unangemeldet ins Krankenhaus kommen.
Um die Patienten zur Vereinbarung eines Termins zu bewegen, kann auch eine E-Mail mit dem Link zur Webseite für die Terminvereinbarung versendet werden.
Smart Appointment für den Patienten
Für einen Patienten, der zu einer Blutuntersuchung verwiesen wurde, funktioniert Smart Appointment sehr einfach. Über ein Webformular kann ein Termin in 4 Schritten vereinbart werden. Beim Ausfüllen des Formulars werden nur die Optionen angezeigt, die verfügbar sind. Das Look-and-Feel der Anwendung ist an den Stil des Krankenhauses angepasst.
Durch die Auswahl eines freien Zeitfensters zu einem für den Patienten günstigen Datum/Uhrzeit und Ort wird ein Termin vereinbart. Eine Bestätigungsmail wird automatisch generiert. Wenn im Labor Registrierungskioske verwendet werden, kann der E-mail ein QR-Code beigefügt werden, mit dem sich der Patient registrieren kann; dies ist für die kleinen Standorte ohne Registrierungskioske nicht erforderlich.
Durch den Einsatz von Smart Appointment wird ein durchgängiger Prozess unterstützt, der ungeplante Behandlungen vorhersehbar macht, lange Wartezeiten für den Patienten verhindert und volle Wartezimmer vermeidet. Eine klare Win-Win-Situation!
Funktionalitäten Logis.P Smart Appointment
- Effiziente Definition der verfügbaren Kapazität für verschiedene Arten von Terminen pro Standort
- Möglichkeit für Patienten/Kunden, Termine auf benutzerfreundliche Weise über das Internet zu buchen
- Über die webbasierte Anwendung können auch die Mitarbeiter des Kundenkontaktzentrums oder der Ambulanz problemlos Termine vereinbaren oder ändern.
- Automatische E-Mail-Bestätigung von Terminen
- Flexible Bereitstellung: Smart Appointment kann sowohl vor Ort als auch als Cloud-Anwendung installiert werden.
- Geeignet für die Anwendung an mehreren Standorten; spezifische Terminarten, Öffnungszeiten und Kapazitäten können pro Standort definiert werden
- Anwendungsmanagement (einschließlich Benutzerverwaltung und dynamische Kapazitätsanpassung) ist einfach und durch die eigene Organisation möglich
- Terminänderungen durch den Patienten/Kunden über Selbstbedienung möglich
- Single Sign-On-Integration für Mitarbeiter über OAuth-Funktionalität
- Kann sowohl als eigenständiges Terminsystem als auch integriert in das Warteschlangenmanagement in Kombination mit Anmeldesäulen und Aufrufanzeigen verwendet werden
Vorteile Smart Appointment
- Het kunnen plannen ‘op afspraak’ zorgt voor spreiding en voorkomt ongewenste piekbelasting
- Kontrollierter Zustrom bedeutet keine Warteschlangen und (übermäßig) volle Warteräume vor Ort mehr
- Höhere Qualitätswahrnehmung und positives Image des Krankenhauses
- Gute Erreichbarkeit (24/7); benutzerfreundliches Terminvereinbarungsmodul über das Internet reduziert die telefonische Arbeitsbelastung des Kundenkontaktzentrums
- Prozessoptimierung; Möglichkeit der Verknüpfung mit digitalen Referenzen und/oder Auftragsverknüpfung Laborinformationssysteme.
Weitere Integrationen
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RKZ Beverwijk entscheidet sich für agile Implementierung von Logis.P Universe
Das Krankenhaus Rode Kruis Ziekenhuis Beverwijk (RKZ) hat die neue Plattform Logis.P Universe in Betrieb genommen. Verbesserte Informationsterminals in Kombination mit zukunftssicherer Software helfen, den erhöhten Druck auf die Gesundheitsversorgungs-Logistik zu vermindern und die administrativen Aufgaben weiter zu verringern. Das RKZ empfängt rund 180.000 Poliklinikbesucher*innen pro Jahr.
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