Smart Appointment
“Walk-in- Besuche’, wie zum Beispiel bei der Radiologie oder Blutentnahme im Labor, können zu bestimmten Zeiten plötzlich zu langen Warteschlangen und überfüllten Wartezimmern führen. Besonders in der heutigen Gesellschaft sind volle Wartezimmer unerwünscht und nicht sicher.
Wie kann man dies verhindern und sicherstellen, dass die Nachfrage und die verfügbaren Kapazitäten auf einander abgestimmt sind? Einfach, mit Logis.P Smart Appointment! Die Lösung für die Umwandlung von Prozessen der offenen Sprechstunde in ein zugängliches Arbeiten "nach Termin”.
In Krankenhäusern wird alles getan, damit sich Patienten, Besucher und Personal sicher im Krankenhaus aufhalten und dort arbeiten können. So gut wie alle logistischen Abläufe und Verfahren im Krankenhaus werden zu diesem Zweck angepasst. Von separaten Laufwegen im Krankenhaus über angepasste Terminvereinbarungen bis hin zu intelligenten Rufsystemen mit dezentralen Warteräumen, die verhindern, dass die Wartezimmer in den Ambulanzen überfüllt sind. Bei geplanten Pflegeprozessen, bei denen im Voraus genau bekannt ist, wie viele Patienten oder Besucher zu welchem Zeitpunkt anwesend sein werden, ist dies machbar.
Bei “Walk-in-Behandlungen” erweist sich dies in der Praxis als wesentlich komplizierter. Wenn Patienten ohne Termin kommen können, besteht die Gefahr, dass sich lange Warteschlangen bilden. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Einrichtungen dafür, keine ”Walk-in-Termine” mehr zu vergeben, sondern nur noch nach Terminvereinbarung zu arbeiten. Smart Appointment von Logis.P bietet ein Kapazitätsplanungs- und Terminsystem, das diesen Prozess vollständig unterstützt.
Terminplanung gekoppelt an die Kapazität je nach Standort
Smart Appointment ist Teil der Logis.P Universe Plattform. Eine fortschrittliche webbasierte Anwendung zur Optimierung der Patientenlogistikprozesse für geplante und ungeplante Behandlungen. Mit Smart Appointment kann die verfügbare Kapazität pro Standort erfasst werden. Für alle Terminarten, die an einem Ort durchgeführt werden, wird die Dauer eines Termins erfasst. Durch die Verknüpfung mit den Öffnungszeiten und den verfügbaren Mitarbeitern pro Tag wird die verfügbare Kapazität im System gefüllt. In einem Krankenhaus können beispielsweise ein oder mehrere Mitarbeiter für alle Arten von Terminen und Tätigkeiten über den ganzen Tag hinweg eingeteilt sein, während in einer Klinik oder einem Krankenhaus in der Region, z. B. in einer Hausarztpraxis oder einem Gemeinschaftszentrum, vielleicht nur ein Mitarbeiter am Morgen für zwei Stunden zur Verfügung steht.
Auf diese Weise bietet das System einen Einblick in die verfügbare Kapazität. Es wird dann bekannt gemacht (z. B. über die Primärversorgung, Websites und lokale Medien), dass Dienstleistungen wie Bluttests oder die Abgabe von Proben nur nach Terminvereinbarung möglich sind. Dadurch wird verhindert, dass Personen in großer Zahl (in der Regel montags und dienstags in den Morgenstunden) unangemeldet ins Krankenhaus kommen.
Um die Patienten zur Vereinbarung eines Termins zu bewegen, kann auch eine E-Mail mit dem Link zur Webseite für die Terminvereinbarung versendet werden.
Smart Appointment für den Patienten
Für einen Patienten, der zu einer Blutuntersuchung verwiesen wurde, funktioniert Smart Appointment sehr einfach. Über ein Webformular kann ein Termin in 4 Schritten vereinbart werden. Beim Ausfüllen des Formulars werden nur die Optionen angezeigt, die verfügbar sind. Das Look-and-Feel der Anwendung ist an den Stil des Krankenhauses angepasst.
Durch die Auswahl eines freien Zeitfensters zu einem für den Patienten günstigen Datum/Uhrzeit und Ort wird ein Termin vereinbart. Eine Bestätigungsmail wird automatisch generiert. Wenn im Labor Registrierungskioske verwendet werden, kann der E-mail ein QR-Code beigefügt werden, mit dem sich der Patient registrieren kann; dies ist für die kleinen Standorte ohne Registrierungskioske nicht erforderlich.
Durch den Einsatz von Smart Appointment wird ein durchgängiger Prozess unterstützt, der ungeplante Behandlungen vorhersehbar macht, lange Wartezeiten für den Patienten verhindert und volle Wartezimmer vermeidet. Eine klare Win-Win-Situation!
Funktionalitäten Logis.P Smart Appointment
- Efficiënt definiëren van beschikbare capaciteit voor uiteenlopende typen afspraken / diensten per locatie
- Patiënten kunnen laagdrempelig via internet op gebruiksvriendelijke manier afspraken boeken
- Medewerkers van Klant Contact Centrum of polikliniek kunnen eveneens eenvoudig afspraken inplannen of wijzigen
- Automatische e-mail bevestiging en afspraakherinneringen van gemaakte afspraken
- Flexible Bereitstellung: Smart Appointment kann sowohl vor Ort als auch als Cloud-Anwendung installiert werden.
- Geeignet für die Anwendung an mehreren Standorten; spezifische Terminarten, Öffnungszeiten und Kapazitäten können pro Standort definiert werden
- Applicatiebeheer is laagdrempelig en kan door de eigen organisatie worden gedaan
- Single sign-on integratie voor gecontroleerd gebruikersbeheer via OAuth functionaliteit
- Uitgebreide management rapportages worden meegeleverd via embedded PowerBI
- Zowel toepasbaar als afsprakensysteem, alsook geïntegreerd met wachtrijsturing i.c.m. aanmeldzuilen en oproepschermen.
Vorteile Smart Appointment
- Het kunnen plannen ‘op afspraak’ zorgt voor spreiding en voorkomt ongewenste piekbelasting
- Door geplande toestroom worden lange wachttijden voorkomen; hybride werkwijze i.c.m. vrije inloop blijft ook mogelijk
- Höhere Qualitätswahrnehmung und positives Image des Krankenhauses
- Self-service toepassing (24/7 bereikbaar); laagdrempelige afsprakenmodule verlaagt werkdruk van Klant Contact Centrum
- Proces optimalisatie; door koppelingen met digitale verwijzingen (ZorgDomein) en/of orderkoppeling met LIS, RIS of ZIS
- Meertalig beschikbaar waardoor doelgroep voor self-service wordt vergroot.
Logis.P biedt flexibele integraties met onder andere:
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Optimale Patientenreise beim Saxenburgh Medisch Centrum
De opening van een nieuw ziekenhuis in Hardenberg was de aanleiding om de planning en het ontvangstproces grondig te herzien. De nieuwe methode is vooral privacy-vriendelijker. De grondslag voor Saxenburgh werd in het begin van de twintigste eeuw gelegd dankzij een nalatenschap. Zo konden ziekenhuizen worden gebouwd in Hardenberg en Coevorden. Beide ziekenhuizen fuseerden in 1980 en gingen
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