Smart Appointment
Vrije inloop afspraken, zoals bijvoorbeeld bij de afdeling Radiologie of Bloedafname bij het lab, kunnen leiden tot onvoorspelbare piekdrukte. Hierdoor kunnen op bepaalde momenten plotseling lange wachtrijen en overvolle wachtkamers ontstaan. Zeker in de huidige samenleving zijn volle wachtkamers ongewenst en niet veilig.
Hoe voorkom je dit en zorg je ervoor dat de vraag in balans wordt gebracht met de beschikbare capaciteit? Eenvoudig, met Logis.P Smart Appointment! De oplossing om processen van vrije inloop te transformeren naar laagdrempelig werken ‘op afspraak’.
Binnen ziekenhuizen wordt alles in het werk gesteld om te waarborgen dat zowel patiënten, bezoekers als medewerkers veilig in het ziekenhuis kunnen verblijven en werken. Vrijwel alle logistieke processen en procedures in het ziekenhuis zijn hiervoor aangepast. Van aparte looproutes in het ziekenhuis, aangepaste afspraaktijden en intelligente oproepsystemen met decentrale wachtverblijven om te voorkomen dat wachtkamers bij de poliklinieken te vol zitten. Voor de geplande zorgprocessen, waarbij vooraf exact bekend is hoeveel patiënten of bezoekers op welk tijdstip aanwezig zullen zijn, is dit haalbaar.
Voor de ongeplande zorg blijkt dit in de praktijk een stuk gecompliceerde. Wanneer patiënten op vrije inloop binnen kunnen komen dan loop je het reële risico dat er lange wachtrijen ontstaan. Daarom kiezen veel instellingen ervoor om afspraken niet langer op vrije inloop te laten plaatsvinden, maar op afspraak te laten uitvoeren. Smart Appointment van Logis.P biedt een capaciteitsplannings- en afsprakensysteem om dit proces volledig te ondersteunen.
Afsprakenplanning gekoppeld aan capaciteit per locatie
Smart Appointment maakt onderdeel uit van het Logis.P Universe platform. Een geavanceerde web based applicatie om patiënt logistieke processen voor geplande- en ongeplande zorg te optimaliseren. Met Smart Appointment kan de beschikbare capaciteit per locatie worden vastgelegd. Voor alle afspraaktypes die op een locatie worden uitgevoerd wordt vastgelegd hoe lang een afspraak duurt. Door dit te koppelen met de openstellingstijden en beschikbare medewerkers per dag wordt de beschikbare capaciteit in het systeem gevuld. Zo kan het zijn dat op ziekenhuislocaties voor alle afspraaktypen en activiteiten gedurende de hele dag een of meerdere medewerkers ingepland zijn, maar dat op prikposten in de regio, bijvoorbeeld bij een huisartsenpost of buurtcentrum, alleen in de ochtend gedurende 2 uur een medewerker beschikbaar is.
Zodoende wordt in het systeem de beschikbare capaciteit inzichtelijk. Vervolgens wordt kenbaar gemaakt (bijv. via de eerstelijnszorg, websites en lokale media) dat diensten voor bijvoorbeeld bloedprikken of het inleveren van materiaal alleen nog op afspraak kunnen worden gedaan. Hierdoor wordt voorkomen dat mensen in grote getalen (meestal in de ochtenduren op de maandag en dinsdag) onaangekondigd naar het ziekenhuis komen.
Om patiënten de juiste weg te wijzen voor het maken van een afspraak kan ook een e-mail worden gestuurd met daarin direct de link naar de web pagina voor het maken van de afspraak.
Smart Appointment voor de patiënt
Voor een patiënt die is doorgestuurd met het verzoek om bloed te laten prikken werkt Smart Appointment heel eenvoudig. Via een webformulier kan in 4 stappen een afspraak worden gepland. Bij het invullen van het formulier worden alleen de opties getoond die beschikbaar zijn. De look-and-feel van de applicatie wordt aangepast aan de huisstijl van het ziekenhuis.
Door het selecteren van een beschikbaar tijdsslot op de datum/tijdstip en locatie die de patiënt goed uitkomt wordt een afspraak vastgelegd. Daarbij wordt automatisch een bevestigingsmail gegenereerd. Wanneer bij het lab aanmeldzuilen in gebruik zijn kan een QR-code in de mail worden opgenomen waarmee de patiënt zich kan aanmelden; voor de kleine locaties zonder aanmeldzuil is dit niet nodig.
Door gebruik te maken van Smart Appointment wordt een end-to-end proces ondersteund waardoor de ongeplande zorg voorspelbaar wordt, voor de patiënt lange wachttijden worden tegengegaan en volle wachtkamers worden voorkomen. Een duidelijk win-win situatie!
Functionaliteiten Logis.P Smart Appointment
- Efficiënt definiëren van beschikbare capaciteit voor uiteenlopende typen afspraken per locatie
- Mogelijkheid voor patiënten / klanten om via internet op gebruiksvriendelijke manier afspraken te boeken
- Via de webbased toepassing kunnen ook medewerkers van het Klant Contact Centrum of polikliniek eenvoudig afspraken inplannen of wijzigen
- Automatische e-mail bevestiging van gemaakte afspraken
- Flexibel inzetbaar; installatie Smart Appointment zowel mogelijk on-premise en als cloud toepassing.
- Geschikt voor multi-locatie toepassing; per locatie zijn specifieke afspraaktypen, openingstijden en capaciteit vast te leggen
- Applicatiebeheer (o.a. gebruikersbeheer en dynamisch aanpassen van capaciteit) laagdrempelig door de eigen organisatie mogelijk
- Wijzigen van afspraken door de patiënt / klant via self-service mogelijk
- Single sign-on integratie voor medewerkers via OAuth functionaliteit
- Zowel toepasbaar als standalone afsprakensysteem, alsook geïntegreerd met wachtrijmanagement i.c.m. aanmeldzuilen en oproepschermen
Benefits Smart Appointment
- Het kunnen plannen ‘op afspraak’ zorgt voor spreiding en voorkomt ongewenste piekbelasting
- Door gecontroleerde toestroom niet langer wachtrijen en (te) volle wachtkamers op locatie
- Hogere kwaliteitsbeleving en positieve beeldvorming voor het ziekenhuis
- Goede bereikbaarheid (24/7); gebruiksvriendelijke afsprakenmodule via internet verlaagt telefonische belasting van Klant Contact Centrum
- Proces optimalisatie; mogelijkheid om te koppelen met digitale verwijzingen en/of orderkoppeling Laboratorium Informatie Systemen.
More integrations
More information
Would you like to find out more about how our solutions work and what their functionalities can do for your organisation? Please submit your details, and one of our professionals will contact you as soon as possible.
RKZ Beverwijk opts for Agile implementation by Logis.P Universe
The Rode Kruis Ziekenhuis Beverwijk (RKZ) has put the new Logis.P Universe platform in commission. Improved digital information points, in combination with future-proof software contribute towards further easing the pressure on healthcare logistics and administrative tasks. The Rode Kruis Ziekenhuis receives approximately 180,000 polyclinic visits a year.
RKZ Beverwijk opts for Agile implementation by Logis.P Universe
The Rode Kruis Ziekenhuis Beverwijk (RKZ) has put the new Logis.P Universe platform in commission. Improved digital information points, in combination with future-proof software contribute towards further easing the pressure on healthcare logistics and administrative tasks. The Rode Kruis Ziekenhuis receives approximately 180,000 polyclinic visits a year.
